2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод




Скачати 113.43 Kb.
Назва2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод
Дата конвертації31.01.2014
Розмір113.43 Kb.
ТипДокументы
uchni.com.ua > Фізика > Документы




Державна служба України з надзвичайних ситуацій

Академія пожежної безпеки ім.Героїв Чорнобиля

Кафедра вищої математики та інформаційних технологій



ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник кафедри

ВМ та ІТ

к.ф-м.н., доц.,

полковник с.ц.з.

_______ І.П. Частоколенко

“___”______2013р.
Навчальна дисципліна: Прикладні інформаційні технології у сфері пожежної безпеки

5-й курс (спеціалісти, стаціонар, курсанти).
МЕТОДИЧНА РОЗРОБКА

на проведення практичного заняття по темі № 2.1: «Основні поняття систем електронного документообігу»
Час: 11 годин, з них 4 години лекційних занять, 6 годин практичних занять, 1 година самостійної роботи.
Тема 2.1.1-2.1.3: Робота в системі електронного документообігу АСКОД.
Мета заняття: розібратись з призначенням та основними властивостями системи електронного документообігу на прикладі онлайн-сервісу “qFlow”.

Метод проведення: практичне заняття.

Місце проведення: ауд. № 317, ауд. № 318.

Час проведення: 6 годин

Матеріально-технічне забезпечення: ПК.
Методичну розробку підготував

Доцент кафедри ВМ та ІТ, к.т.н. О.М. Моргун
Викладач кафедри ВМ та ІТ А.П. Марченко
Методична розробка обговорена та схвалена на засіданні кафедри

Протокол №____від “__”________2013р.

Розділ 2. Системи електронного документообігу.


ПЗ 2.1.1-2.1.3

Тема: Робота в системі електронного документообігу АСКОД.

Мета: розібратись з призначенням та основними властивостями системи електронного документообігу на прикладі онлайн-сервісу “qFlow”.

Завдання:

  1. Вивчити основні теоретичні відомості

  2. Зареєструватися с онлайн-сервісі “qFlow”

Виконати наступні вправи

  1. Розібратись з функцією «список результатів»

  2. Розібратись з функцією «редагування результатів»

  3. Розібратись з функцією «список форм аккаунта»

  4. Розібратись з налаштуваннями форми

  5. Розібратись з конструктором форм

  6. Розібратись з конструктором процесу

  7. Вивчити функціями управління аккаунтом

  8. Ознайомитись з прикладами, реалізовані за допомогою “qFlow”

  9. Підготуватися до захисту результатів роботи у викладача.


Теоретичні відомості:
Означення

qFlow - сервіс електронного документообігу, що дозволить Вам не тільки отримувати дані за коштами WEB-форм, зберігати і вивантажувати їх. Але й організувати роботу з отриманими документами: залишати замітки і обговорювати всередині або з клієнтом, організовувати твердження, створювати доручення та контролювати роботу - все в одному місці і без впровадження.

^ Основні способи використання

  • Отримуйте дані через WEB-форми

Ви можете створювати форми з будь-яким, необмеженим набором полів (текст, дата, цифри, списки, прикріплення файлів і т.д.), налаштовувати їх зовнішній вигляд. Створені форми, розміщувати на Вашому сайті або порталі також легко як картинку, а можна просто дати посилання на створену для Вас сторінку.

Після заповнення форми система може відправляти повідомлення Вам або заповнив Вашу форму користувачеві.

Всі необхідні функції є у безкоштовній версії.

Головною перевагою системи є можливість не тільки отримання інформації через WEB-форми, але і можливість організувати їх обробку, залучаючи інших людей (перевіряти, затверджувати, доручати, повідомляти і т.д.).



  • Організуйте просту обробку заявок та документів

qFlow - це проста система документообігу, що дозволяє не тільки легко отримувати дані (заявки, документи), але й обробляти їх. Ви можете будувати свої процеси обробки, а можете використовувати передбачені. Автоматично створюйте доручення для Ваших співробітників, організуйте прості затвердження документів і контролюйте виконання. По кожному документу зберігається історія дій, можна залишати замітки, обговорювати з будь-якими користувачами в інтернеті. Вашим співробітникам не обов'язково заходити в систему, можна працювати через e-mail.

Сервіс надається, як SaaS і не вимагає впровадження, що дозволить Вам легко перейти з паперового на електронний документообіг.



  • ^ Online сховище даних

Ви можете використовувати сервіс для зберігання структурованої інформації і роботи з нею. Під кожну створену Вами WEB-форму створюється окрема таблиця, на зразок Excel або Access. При кожному заповненні форми в неї додаються дані, які перевіряються автоматично перед збереженням. За всіх збережених даними Ви можете проводити пошук, а можете вивантажувати їх для обробки в інших програмах. У відмінності від Excel до кожного рядка Ви можете прикріплювати будь-які файли.

Резервна копія всіх даних БД здійснюється із затримкою в кілька хвилин, по файлах - раз на добу, тому ми вважаємо наш сервіс надійніше Вашого персонального комп'ютера.



^ Основні можливості

  • Не вимагає витрат на встановлення та підтримку роботи системи

Робота з системою здійснюється за схемою оренди додатків (SaaS). Систему не потрібно встановлювати, підтримувати її працездатність, залучати системних адміністраторів і програмістів. Для початку використання системи потрібен мінімум зусиль. Для початку Ви навіть можете спробувати використовувати сервіс тільки на одному процесі документообігу, поступово переводячи всі інші. 

  • ^ Ви самі визначаєте набір параметрів для Ваших документів

Зазвичай, системи документообігу нав'язують Вам надмірний набір параметрів (полів) для кожного створюваного Вами документа: «найменування», «дата реалізації», «файли» і т.д. Через це для створення (реєстрації) в системі нового документа доводиться робити безліч зайвих кліків і переходів по вкладках. У qFlow Ви самі вибираєте набір, послідовність і обов'язковість полів для кожного документа, за рахунок чого знижуєте час на роботу з кожним документом. 

  • ^ Співробітникам не потрібно вчитися працювати з системою

Створити документ може будь-який співробітник (якщо Ви дозвольте). Ви можете легко розмістити форму створення документа, наприклад на відпустку, на інтранет-порталі або на Вашому корпоративному сайті. При цьому людині не доведеться йти з звичних для нього інтерфейсів. При подальшій обробці результату всі відповідальні співробітники також можуть не заходити до інтерфейс системи, а працювати зі звичним для них інструментом - листами e-mail. 

  • ^ Побудова власних схем документообігу

Процес документообігу - це послідовність кроків по якій повинен пройти документ. Кожен крок вимагає певних дій від визначених Вами користувачів. Ви можете вимагати від Ваших співробітників ознайомиться з документом, доручити їм виконання якоїсь дії або ж затвердити документ. Ви можете вибрати з уже існуючих шаблонів процесів або побудувати абсолютно свій процес. 

  • ^ Виконання дій без заходу в систему (робота з e-mail) та реєстрації

Для роботи з системою відповідальним співробітникам не потрібно обов'язково заходити в інтерфейс. Всі вони можуть отримувати повідомлення поштою, стверджувати документ або виконувати доручення просто клікаючи за посиланням в листі. Щоб співробітник зміг почати працювати з системою, достатньо в процесі ввести його e-mail, причому додавати можна відразу кілька співробітників. 

  • ^ Легкий обмін коментарями, замітки

При редагуванні кожного документа у співробітника є універсальне біле поле (як аркуш паперу), в якому будь-який учасник процесу може залишити для себе та інших замітку або повідомлення. Причому це можна робити швидко, не натискаючи кнопок збереження, просто клікаєте по полю, вводите текст, як тільки Ви закінчите писати повідомлення буде моментально збережено. Такі дописи можна залишати окремо за кожним документом. 

  • ^ Зберігання історії документообігу кожного документа

При виконанні будь-якої дії з документом, наприклад, при затвердженні документа все зберігається в історію, яку легко можна переглянути. В історії зберігається інформація про те який користувач, коли і що за дію виконав, окремо для кожного результату. 


  • Індивідуально настроюється таблиця документів з пошуком

Всі результати по кожному процесу доступні в табличному вигляді. Дані можна фільтрувати, сортувати, редагувати і звичайно видаляти. Колонки таблиці настроюються індивідуально кожним користувачем. Всі дані можуть бути вивантажені в Excel для подальшої обробки. Можливо здійснювати пошук по будь-якому полю документа. 

  • ^ Візуальний контроль процесу документообігу

Кожен крок процесу документообігу може мати свій колір. Всі результати в таблиці фарбуються в колір кроку, на якому вони знаходяться, тому візуально можна легко контролювати ситуацію. 

  • ^ Можливість налаштування прав

Типово, співробітник отримує доступ до документа тільки на той час, коли йому необхідно виконати якісь дії з ним, тобто документ знаходиться на його кроці процесу. Як тільки співробітник виконує дію, доступ до документа і прикріплених файлів пропадає. В інтерфейсі передбачена сторінка, на якій адміністратор може переглянути всіх мають до системи доступ і змінити їх права. Наприклад, дати доступ будь-якому співробітникові на роботу з усіма документами або адміністративний доступ до акаунту.

Послідовність виконання роботи:

Вправа 1.

Список результатів

Головна сторінка системи, в яку приходять всі результати залишені Вашими користувачами по кожній формі. Форму, чиї результати Ви переглядаєте, можна вибрати за допомогою меню. Всі результати виводяться в єдиній таблиці, один результат - один рядок, по кліку Ви можете перейти до редагування будь-якого результату. Ви можете налаштувати висновок тільки потрібних стовпців в таблиці.

У лівій області, за допомогою меню і фільтра, Ви можете відбирати тільки необхідні Вам дані, з можливість фільтрації по будь-якому полю або кроці процесу. Якщо Вам необхідно перенести дані в іншу систему, провести розрахунки, побудувати графіки, то можна скористатися функцією вивантаження у форматі Excel.



  1. Меню вибору форми для перегляду результатів

  2. Кнопка швидкого переходу до додавання нового результату

  3. Меню і фільтр результатів4Таблиця результатів

  4. Посилання на вікно налаштування виведених стовпців таблиці

  5. Посилання для вивантаження даних в Excel

Вправа 2.

Редагування результату

На сторінці Ви бачите всі поля Вашої форми із заповненими полями, які Ви можете відредагувати, системну інформацію про дату створення і зміни результату, про поточному кроці. У правій колонці знаходиться велика біле поле, в якому відбувається Ваше спілкування з системою (дії по процесах) та іншими користувачами, причому всі дії та повідомлення зберігаються в полі, як історія, в хронологічному порядку. На жовтому тлі - спілкування з системою, на білому - з іншими користувачами, які мають доступ до результату.



  1. Системна інформація про результат

  2. Форма для редагування результату

  3. Повідомлення від системи про необхідність виконати дію по процесу

  4. Історія коментарів від інших користувачів Вашого облікового запису і системних повідомлень

^ Список форм аккаунта

Перша сторінка, на яку Ви потрапляєте після реєстрації. На даній сторінці представлений список форм аккаунта з описом для кожної і можливістю додавання нової форми (власне форми і бізнес-процесу до неї) або налаштуванні і видалення існуючої. Для кожної форми можна перейти до перегляду списку результатів або додаванню нового результату. Дану сторінку можна використовувати не тільки для управління формами, але і як меню для швидкого додавання результату до будь-якій формі або переходу до списку результатів в один клік.



  1. Додавання нової форми

  2. Перехід до налаштувань форми

  3. Перехід до результатів форми

  4. Посилання видалення форми

  5. Додавання нового результату форми

Вправа 3.

Налаштування форми

Інтерфейс, який включає в себе всі можливі налаштування форми. Перемикаючись між вкладками, Ви поетапно зможете налаштувати склад форми, схему процесу і отримати всі відомості для впровадження форми. Якщо Вам потрібна тільки проста форма для збору інформації, то нічого зайвого створювати не потрібно, все вже заповнено за Вас. У цьому випадку введіть свою назву форми, швидко створіть нові поля і збережіть, після чого Ви зможете отримати посилання на Вашу готову форму і вже почати отримувати результати від Ваших користувачів.



  1. Панель дій (закриття вікна та збереження змін)

  2. Область загальних налаштувань форми

  3. Дані для впровадження форми

  4. Вкладки для переходу між конструкторами

  5. Область налаштувань для вибраної вкладки

Вправа 4.

Конструктор форми

За допомогою конструктора Ви зможете, як у кошик набирати поля Вашої форми. Все відбувається швидко, без перезавантаження сторінки, в два кроки. На першому кроці Ви вибираєте тип створюваного поля, на другому кроці налаштовуєте його параметри. Поля виводяться у вигляді блоків, для зручності управління ними. У будь-який момент можна міняти положення будь-якого вже створеного поля, видаляти і перенастроювати. У Вашому розпорядженні поля для введення, поля для вибору, поля з перевіркою введеної користувачем інформації, поля для візуального розділення, поле для виведення довільної інформації.



  1. Назва поля

  2. Власне поле

  3. Управління полем (налагодження, сортування, видалення)

  4. Посилання на додавання нового поля

  5. Крок настройки поля (змінюється в залежності від типу)

Вправа 5.

Конструктор процесу

За допомогою конструктора Ви зможете скласти схему потрібного бізнес-процесу по якій зверху вниз повинен пройти кожен результат заповнення форми. Створення нової схеми відбувається швидко. Ви обираєте місце на схемі, куди додаєте новий блок, далі на першому кроці Ви вибираєте тип створюваного блоку, на другому кроці налаштовуєте його параметри, швидко і без перезавантаження сторінки. Для того, щоб більш наочно відстежувати положення кожного результату (документа) в процесі Ви можете задавати свій колір кожному кроці процесу і в таблиці результатів наочно бачити на якому кроці який результат знаходиться.



  1. Блок повідомлення (наведений курсор)

  2. Іконка додавання нового кроку

  3. Управління блоком (налагодження, видалення)

  4. Крок настройки блоку (змінюється в залежності від типу)

Вправа 6.

Управління аккаунтом

На даній сторінці Ви можете змінити налаштування облікового запису (свого або того, де Ви є адміністратором) і керувати доступом до нього. Адміністратор аккаунта може підключати будь-яких користувачів у різних ролях. У Акаунта може бути кілька адміністраторів.



  1. Загальні налаштування аканта

  2. Список користувачів з можливістю налаштування рівня доступу для кожного

Вправа 7. Ознайомлення з прикладами (http://qflow.ru/master/)

Пості форми

Виберіть цікаву для вас групу форм і подивіться приклади, які можна реалізувати за допомогою qFlow. Після того як Ви виберіть відповідний приклад, майстер допоможе Вам у два кроки створити його, вибрати поля, налаштувати повідомлення (якщо потрібно) і розмістити форму на сайті або розіслати посилання на сторінку з вашої формою.

Також Ви можете скористатися інструкцією по створенню форм у qFlow.

http://qflow.ru/tour/sozdanie-form.php

Приклади процесів обробки заявок і документів

qFlow дозволяє створювати процеси обробки надходять через форми заявок: створювати доручення, затверджувати або відхиляти їх, контролювати виконання. Ви можете переглянути приклади готових процесів.

http://qflow.ru/master/process.php

Форми, які взаємодіють з іншими системамиqFlow дозволяє взаємодіяти з іншими системами не тільки через вивантаження excel (CSV​​) файлів і відправку email, але і безпосередньо автоматично передавати дані в інші системи.



Питання до захисту практичної роботи:

  1. Яке означення сервісу електронного документообігу qFlow?

  2. Які існують оновні способи використання qFlow?

  3. Що таке Online сховище даних?

  4. Як отримати дані через WEB-форми?

  5. Як організувати просту обробку заявок та документів?

  6. Опишіть основні можливості сервісу qFlow.

  7. Що таке схема оренди додатків (SaaS)?

  8. Дайте означення процесу документообігу?

  9. Опишіть процес обміну коментарями, замітками?

  10. Які існують можливості налаштування прав у qFlow?




Схожі:

2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод iconЗатверджено
Модернізація Системи електронного документообігу удцр на базі ibm lotus Notes/Domino
2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод icon2. умови електронного документообігу
Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами,...
2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод icon3. Законодавче забезпечення розвитку електронного урядування
Особливості регулювання електронного урядування в нормативно-правових актах України
2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод iconЗастосування Електронного навчально-методичного комплексу як складової...
Нститут післядипломної освіти інженерно-педагогічних працівників університету менеджменту освіти
2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод iconНавчально-методичний комплекс з курсу “ основи електронного бізнесу”...
Навчально-методичний комплекс з курсу “Основи електронного бізнесу”./ Укл. С. М. Коваленко – К., 2003. – 24 c
2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод iconМетодист, який відповідає за психологічну службу
Психологічна служба школи працювала згідно навчально-виховної проблеми роботи школи по навчанню І вихованню у дітей добра І людяності,...
2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод iconДипломна робота
Значення І місце фізичного виховання в системі загальної середньої освіти
2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод iconКонтрольна робота
Якості вогнегасних матеріалів. Автоматичні системі гасіння пожеж. Ручні вогнегасники
2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод icon10 клас. Самостійна робота “Положення металів у періодичній системі. Будова їх атомів”
Металічних елементів у природі порівнянно з неметалічними
2 1 3: Робота в системі електронного документообігу аскод iconДипломна робота
Астраханський обласний соціально-реабілітаційний центр для дітей І підлітків (з притулком) у системі реабілітаційної діяльності дезадаптованих...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2014
звернутися до адміністрації
uchni.com.ua
Головна сторінка