07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію




Назва07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію
Сторінка1/5
Дата конвертації12.03.2013
Розмір0.67 Mb.
ТипДокументы
uchni.com.ua > Інформатика > Документы
  1   2   3   4   5


ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням голови

районної державної адміністрації

07.07.2011 № 215
ІНСТРУКЦІЯ

про порядок обліку, зберігання і використання

в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів

та інших матеріальних носіїв, які містять відомості,

що становлять службову інформацію
1. Загальні положення
1. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі – Інструкція), врегульовує питання обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв, які містять службову інформацію (далі – документи) в районній державній адміністрації.

Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» розробляється експертною комісією з питань віднесення інформації, якій надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» (далі – експертна комісія), згідно з орієнтовними критеріями щодо обмеження доступу до службової інформації (додаток 14), і затверджується розпорядженням голови районної державної адміністрації.

Експертна комісія утворюється розпорядженням голови районної державної адміністрації з метою узгодженого вирішення питань щодо віднесення інформації, яка була отримана, створена районною державною адміністрацією або знаходиться у її володінні, до інформації, якій надається гриф обмеження доступу «Для службового користування».

Експертна комісія діє на підставі Положення, затвердженого розпорядженням голови районної державної адміністрації.

Рішення експертної комісії є підставою для включення інформації до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» (далі – Перелік).
2. На документах у правому верхньому куті першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляються гриф «Для службового користування» (далі – «ДСК») і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.
3. Необхідність проставлення грифа «ДСК» на документах визначається на підставі Переліку: на документі – виконавцем та особою, яка підписує документ.
4. Голова районної державної адміністрації має право зняти гриф «ДСК» з документів, підготовлених, управліннями, відділами чи іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають Переліку.
5. Керівник апарату районної державної адміністрації, керівники структурних підрозділів районної державної адміністрації несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «ДСК» в апараті районної державної адміністрації та структурних підрозділах районної державної адміністрації відповідно.

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «ДСК», а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції в апараті районної державної адміністрації покладається на загальний відділ апарату районної державної адміністрації (далі – загальний відділ), у структурних підрозділах районної державної адміністрації на відповідального працівника, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК».

6. Працівники апарату та структурних підрозділів районної державної адміністрації, які працюють з документами з грифом «ДСК», в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню з цією Інструкцією. Ознайомлення в апараті районної державної адміністрації здійснює загальний відділ, у структурних підрозділах районної державної адміністрації відповідальні працівники, яким доручена робота з документами з грифом «ДСК».

Працівникам (виконавцям), які працюють з документами з грифом «ДСК», забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться в цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.
7. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом «ДСК» слід також керуватися Інструкцією з питань діловодства в районній державній адміністрації, затвердженою розпорядженням голови районної державної адміністрації.
^ 2. Приймання і облік документів
8. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом «ДСК» у робочий час здійснюється в апараті районної державної адміністрації відповідальним працівником загального відділу, в структурних підрозділах районної державної адміністрації – відповідальним працівником, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК».

На документи з грифом «ДСК», як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.
9. Кореспонденція з грифом «ДСК», що надходить до районної державної адміністрації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається працівником загального відділу, у структурних підрозділах районної державної адміністрації – відповідальним працівником, якому доручена робота з такими документами. Під час приймання документів перевіряються правильність адреси, цілісність упаковки та відбитків печаток, а також звіряються номери вкладень, зазначених на пакетах, з номерами за реєстром (розносною книгою або розпискою).

Документи з грифом «ДСК», які надійшли до районної державної адміністрації помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

У разі виявлення пошкодження упаковки, розходжень між відбитком печатки і найменуванням відправника в реєстрі (розносній книзі або розписці) робиться відповідний запис і кореспонденція приймається з одночасним складанням акта у двох примірниках, який підписує особа, яка доставила кореспонденцію, а також особа, яка її прийняла. Один примірник акта за формою 1 (додаток 1) надсилається (передається) до підрозділу фельдзв'язку (спецзв'язку), представник якого доставив кореспонденцію, або відправникові кореспонденції для вжиття відповідних заходів.

У разі коли є підстави вважати, що характер пошкодження упаковки дає змогу ознайомитися зі змістом вкладення, відповідальний працівник загального відділу, відповідальний працівник, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК» у структурному підрозділі районної державної адміністрації, що є одержувачем, негайно повідомляє про це безпосередньо начальника відділу (сектора), а він, у свою чергу, керівника апарату районної державної адміністрації та вживає заходів до збереження кореспонденції у недоторканному стані до прийняття стосовно них рішення.

Особа, яка приймає кореспонденцію «ДСК», підписується за її отримання в реєстрі (розносній книзі або розписці), словами зазначає кількість прийнятих пакетів (документів), дату та час їх прийняття.

У разі надходження документів з грифом «ДСК» у неробочий час вони приймаються відповідальним черговим, про що робиться відмітка в журналі реєстрації пакетів за формою 2 (додаток 2). Відповідальний черговий, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до загального відділу (відповідальному працівникові, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК»).

Пакети, передані відповідальним черговим до загального відділу або працівнику, який відповідає за роботу з документами з грифом «ДСК», відповідно до записів у журналі за формою 2, реєструються в пакетно-контрольному журналі за формою 3 (додаток 3).

Працівник, який розкривав пакет, повинен переконатися у повному вилученні з нього кореспонденції. З цією метою отриманий пакет розкривається з трьох боків. Під час розкриття пакета працівник звіряє зазначені на ньому номери з реєстраційними номерами документів, кількість документів у додатку – з реєстраційними даними в супровідному листі, а також перевіряє кількість примірників та аркуші всіх документів.

Після розкриття пакета документи реєструється в журналі за формою 4 (додаток 4).
10. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом «ДСК». Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників.

Розпорядження голови районної державної адміністрації з грифом «ДСК» реєструються в окремому журналі з позначкою «ДСК» працівником загального відділу і зберігаються разом з іншими документами з грифом «ДСК». Після закінчення діловодного року розпорядження голови районної державної адміністрації з грифом «ДСК» формуються в окремі справи і зберігаються (передаються до архівного підрозділу).
11. Документи з грифом «ДСК», що стосуються питань охорони державної таємниці, а також пакети з позначкою «Особисто» передаються за реєстром (розносною книгою) для реєстрації до режимно-секретного підрозділу районної державної адміністрації.
12. Облік документів та видань з грифом «ДСК» ведеться в журналах за формою 4, окремо від обліку іншої документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом «ДСК» ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації в журналах за формою 5
(додаток 5).

На машинному носії службової інформації позначається гриф «ДСК», реєстраційний номер, підрозділ, що буде його використовувати, дата реєстрації, прізвище та ініціали відповідального працівника, який його зареєстрував. Позначення наносяться на машинні носії службової інформації таким чином, щоб виключити їх підробку.

Зареєстровані машинні носії службової інформації зберігаються відповідно до цієї Інструкції, видаються виконавцям за підписом у журналі за формою 6 (додаток 6). Машинні носії службової інформації з грифом «ДСК» реєструються та зберігаються у сейфі (металевій шафі), що надійно замикається, видаються для роботи виконавцям відповідальним працівником загального відділу (відповідальним працівником, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК»).

Аркуші журналів обліку повинні бути пронумеровані, прошиті нитками та опечатані шляхом наклеювання на кінці ниток паперових наклейок з чітким відбитком печатки «Для пакетів».

Паперові наклейки повинні бути виготовлені із тонкого паперу, який не розшаровується, розміром на 3 – 4 міліметри більше ніж діаметр відбитка печатки. На поверхню наклейки накладається тонкий шар прозорого клею, який повинен виходити за її краї.

На звороті останнього аркуша журналу робиться запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, який засвідчується підписом відповідального працівника і скріплюється печаткою «Для пакетів».

Журнали обліку за формами згідно з додатками ведуться протягом календарного року. Після закінчення календарного року в журналах робляться підсумкові записи про кількість взятих на облік документів з грифом «ДСК» та використаних у журналі аркушів.

Якщо в зазначених журналах реєструється незначна кількість (до 100 на рік) документів з грифом «ДСК», їх дозволяється вести кілька років. Облікова нумерація щороку починається з першого номера.

Проходження документів з грифом «ДСК» повинно своєчасно відображатися у журналах.

Журнали обліку документів з грифом «ДСК» обов’язково реєструються за окремими номерами у зведеній номенклатурі справ.
13. Під час реєстрації вхідного документа на першому його аркуші проставляється штамп, на відбитку якого зазначається найменування організації, реєстраційний вхідний номер, кількість аркушів і дата реєстрації. На вхідних документах, надісланих для тимчасового користування, штамп проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

На перших аркушах додатків проставляється штамп «Додаток до _____№____ », зазначається кількість аркушів та дата реєстрації. На зброшурованих додатках (книги, звіти, зошити тощо) вхідні номери зазначаються на титульному аркуші.

Після цього у журналі за формою 4 зазначаються вхідні номери документів.

Додатки до документів, які неможливо або недоцільно долучати до справ (книжки, брошури, інші видання чи документи великого формату), беруться на облік документів виділеного зберігання (журнал обліку та розподілу видань з грифом «ДСК» (форма 6) з відміткою про це на супровідних листах та в облікових формах вхідних документів, а супровідні листи долучаються до відповідної справи.
14. Тираж видання з грифом «ДСК», одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом «Для службового користування» за формою 6.

Додатково розмножені примірники документа поточного року з грифом «ДСК» обліковуються за номером цього документа, про що на ньому робиться позначка. У формах обліку зазначається дата і кількість додатково розмножених примірників та місце їх знаходження.

Нумерація додатково розмножених примірників документа з грифом «ДСК» продовжується від номера примірника, який взятий на облік останнім.

У разі виготовлення копій документів з грифом «ДСК» минулих років та тих, що надійшли до районної державної адміністрації від інших підприємств, установ та організацій із зазначенням номера примірника, нумерація додатково розмножених примірників цих документів (копій) робиться через косу риску, де перше число – номер примірника, з якого виготовлено копію, а друге – черговий номер додатково розмножених примірників. Копії таких документів обліковуються за вихідним номером.

На виготовлених копіях документів з грифом «ДСК» у правому верхньому куті першої сторінки проставляється позначка «Копія». Витяги із документа з грифом «ДСК» позначаються словом "Витяг", яке проставляється після назви документа з грифом «ДСК».
3. Порядок передачі матеріальних носіїв інформації у разі зміни працівника загального відділу (відповідального працівника, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК») за ведення обліку, зберігання і використання документів, які містять відомості, що становлять службову інформацію з грифом «ДСК»
15. При тимчасовій відсутності (відпустка, відрядження, хвороба) працівника загального відділу (відповідального працівника, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК»), його обов’язки виконує інший працівник відповідно до розподілу обов’язків.
16. У випадку непередбачуваної відсутності працівника загального відділу (відповідального працівника, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК») сейф або металева шафа, де зберігаються службові документи з грифом «ДСК», відкривається комісією, у складі не менше 3-х осіб, про що складається акт довільної форми, у якому зазначається ким, коли та з якою метою зроблено розкриття, а у разі вилучення документів, зазначаються їхні реєстраційні номери, номери примірників та кількість аркушів.

По закінченню роботи з документами сейф (металева шафа) закривається та опечатується. Після прибуття працівник загального відділу (відповідальний працівник, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК») зобов'язаний перевірити наявність документів згідно із записами в журналах обліку, а у разі вилучення документів під час розкриття сейфа (металевої шафи), отримати їх назад або оформити передачу в установленому порядку. Про перевірку наявності документів з грифом «ДСК» після розкриття сейфа (металевої шафи) працівник загального відділу (відповідальний працівник, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК») у письмовій формі доповідає начальнику, якому безпосередньо підпорядковується.
17. У разі зміни працівника, на якого покладено обов'язки щодо ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «ДСК», для приймання-передачі матеріальних носіїв інформації з грифом «ДСК» наказом керівника апарату районної державної адміністрації утворюється комісія у складі не менше ніж три особи (склад комісії залежить від кількості матеріальних носіїв інформації з грифом «ДСК»).

Особи, які здають і приймають матеріальні носії інформації з грифом «ДСК», не можуть входити до складу зазначеної комісії.

Під час приймання-передачі проводиться повна перевірка наявності матеріальних носіїв інформації з грифом «ДСК», що відображається в акті приймання-передачі.

В акті приймання-передачі зазначається підстава приймання-передачі матеріальних носіїв інформації з грифом «ДСК», склад комісії та термін її роботи, наявність матеріальних носіїв інформації з грифом «ДСК», сховищ для їх зберігання та ключів від них, печаток.

Крім того, зазначаються відомості щодо матеріальних носіїв інформації з грифом «ДСК», які вказані в облікових формах (реєстраційні номери, дати реєстрації, назви, номери примірників, кількість аркушів тощо), а також про факти порушень чинного законодавства України та недоліки, виявлені під час приймання-передачі.

В актах приймання-передачі дозволяється зазначати кількість таких носіїв за одиницями зберігання (справ, видань, альбомів, робочих зошитів, виробів тощо) за кожний рік окремо, а за період після останньої річної перевірки зазначати кількість матеріальних носіїв за видами обліку.

Акт підписується членами комісії, особами, які здають та приймають матеріальні носії інформації з грифом «ДСК», та затверджується в апараті районної державної адміністрації керівником апарату районної державної адміністрації, в структурних підрозділах районної державної адміністрації – його начальником.

Передача матеріальних носіїв інформації з грифом «ДСК» вважається завершеною після затвердження акта приймання-передачі керівником апарату районної державної адміністрації (начальником структурного підрозділу обласної державної адміністрації).

У разі виявлення комісією відсутності матеріальних носіїв інформації з грифом «ДСК» терміново інформується про цей факт керівництво районної державної адміністрації (структурного підрозділу районної державної адміністрації) та призначається службове розслідування.

У разі якщо працівник загального відділу (відповідальний працівник, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК») звільняється чи переводиться на іншу роботу, то до дня звільнення він зобов’язаний передати всі матеріальні носії інформації з грифом «ДСК» відповідно до цієї Інструкції.
  1   2   3   4   5

Схожі:

07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconНаказ
«Для службового користування» (протокол №1 від 20. 06. 2011) на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconНака з начальника генерального штабу
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893 “Про затвердження інструкції про порядок обліку,...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПорядок обліку, використання, зберігання печаток І штампів у Великобурлуцькій...
Цей Порядок визначає процедуру обліку, використання та зберігання печаток І штампів в апараті та структурних підрозділах Великобурлуцької...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядження
З метою визначення порядку оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень в Великобурлуцькій районній державній...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПоложення про загальний відділ апарату районної державної адміністрації
Положенням про архів Великобурлуцької районної державної адміністрації, Порядком обліку, використання, зберігання печаток І штампів...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПерелік відомостей, що становить службову інформацію
Документам, що містять інформацію, яка становить службову інформацію, присвоюється гриф „для службового користування”. Доступ до...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПоложення про Центр надання адміністративних послуг при Великобурлуцькій...
Центр надання адміністративних послуг при Великобурлуцькій районній державній адміністрації (далі центр) утворюється з метою забезпечення...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРішення засідання колегії Великобурлуцької районної державної адміністрації
Про підсумки роботи з контрольними документами у Великобурлуцькій районній державній адміністрації за 2010 рік
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядження
Про затвердження регламенту Центру надання адміністративних послуг при Великобурлуцькій районній державній адміністрації
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПерелік відомостей, що становлять службову інформацію, якій присвоюється...
Відомості про ліміт вилучення техніки для забезпечення потреб Збройних Сил України, інших військових формувань на рівні міста
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2014
звернутися до адміністрації
uchni.com.ua
Головна сторінка