Наказ




Скачати 365.79 Kb.
НазваНаказ
Сторінка1/2
Дата конвертації12.03.2013
Розмір365.79 Kb.
ТипДокументы
uchni.com.ua > Інформатика > Документы
  1   2

УКРАЇНА

УПРАВЛІННЯ ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОГО ЗАХИСТУ НАСЕЛЕННЯ

СЕЛИДІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

НАКАЗ

Від 26.12.2011 77 Селидове

Про затвердження Переліку

публічної інформації з обмеженим

доступом, якою володіє управління

та Інструкції про порядок обліку,

зберігання і використання документів,

справ, видань та інших матеріальних

носіїв інформації, які містять службову

інформацію в управлінні
З метою забезпечення виконання в управлінні вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», враховуючи рішення експертної комісії з питань віднесення інформації, якій надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» (протокол № 1 від 20.06.2011) на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 №1893
Н А К А З У Ю:
1. Затвердити:

1.1. Перелік публічної інформації з обмеженим доступом, якою володіє управління праці та соціального захисту населення міської ради (додається).

1.2. Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію в управлінні праці та соціального захисту населення міської ради (додається)

2. Структурним підрозділам управління забезпечити впорядкування роботи з документами, які містять відомості, що становлять службову інформацію.

3. Координацію роботи по виконанню наказу покласти на сектор організаційно-кадрової та правової роботи, забезпечення доступу до публічної інформації, контроль - на заступника начальника управління Сирих Л.А.
Начальник управління І.М.ГРИШКОВА

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ управління праці та

соціального захисту населення

міської ради

26.12.20111 77

ПЕРЕЛІК

публічної інформації з обмеженим доступом, якою володіє управління праці та соціального захисту населення міської ради
Конфіденційна інформація
1. Персональні дані інвалідів, дітей-сиріт, прийомних сімей, дитячих будинків сімейного типу, малозабезпечених громадян, одержувачів всіх видів допомог, субсидій, пільг, компенсацій.

2. Персональні дані одержувачів пільг, сформованих на базі Єдиного державного автоматизованого Реєстру осіб, які мають право на пільги (ЄДАРП).

3. Персональні дані осіб, які обліковуються в базі автоматизованої системи обробки пенсійної документації (АСОПД/КОМТЕХ).

4. Персональні дані одержувачів субсидій, які містяться в програмному комплексі «Наш дім»

5. Персональні дані,які містяться в Централізованому банку даних з проблем інвалідності (ЦБІ).

6. Персональні дані претендентів та одержувачів пенсії за особливі заслуги перед Україною.

7. Персональні дані, які містяться в архівних справах та архівних особових рахунках одержувачів всіх видів допомог, компенсацій, пільг, пенсій.

8. Персональні дані, які містяться в зверненнях громадян.

9. Персональні дані громадян, що проходять альтернативну службу.

10. Персональні дані громадян, які отримали матеріальну допомогу.

11. Персональні дані претендентів на зайняття вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування, в тому числі в матеріалах спеціальної перевірки.

12. Персональні дані, що містяться в особових справах та трудових книжках працівників управління, в базі даних системи „Картка” .

13. Персональні дані, що містяться в матеріалах і документах щодо проведення службових розслідувань.

14. Відомості про заробітну плату працівників та відомості, що містяться у деклараціях про доходи, програмному комплексі «ПАРУС – ПІДПРИЄМСТВО 7.40» Модуль «Заробітна плата».

15. Відомості про медичні огляди працівників, стан їх здоров’я.

16. Інформація, яка міститься у локальних комп’ютерних мережах, що використовуються управлінні, яка містить відомості, зазначені у цьому Переліку.
Примітка: відомості, зазначені у п.1-16 не є конфіденційною інформацією у разі їх надання особам, яких вони стосуються або, за їх дозволом, іншим особам.


^ Службова інформація
1. Акти перевірок достовірності інформації про доходи, зазначеної в довідках юридичних і фізичних осіб, складені державними соціальними інспекторами.

2. Акти обстеження матеріально-побутових умов сімей, складені соціальними інспекторами.

3. Акти перевірок правильності призначення і виплати пенсій, пенсій за особливі заслуги перед Україною.

4. Протоколи засідань експертної комісії, на яких розглядаються проекти нормативно-методичних документів, номенклатур справ, описів з грифом обмеження доступу «Для службового користування».

5. Відомості щодо організаційного забезпечення технічного захисту інформації з обмеженим доступом.

6. Відомості про технічні можливості програмного забезпечення, комп’ютерної техніки, що використовується в управлінні.

7. Інструктивні матеріали до програмних комплексів «Наш дім», АСОПД/КОМТЕХ, ЄДАРП.

8. Зміни до програмних комплексів «Наш дім», АСОПД/КОМТЕХ, ЄДАРП, «Моніторинг стану соціального захисту населення».

9. Документи, що визначають паролі в програмних комплексах «Наш дім», АСОПД/КОМТЕХ, ЄДАРП.

10. Відомості про порядок одержання, облік та зберігання паролів, ключів та ідентифікаторів, які використовуються в комп’ютерних мережах, в тому числі конфіденційного характеру.

11. Паспорт (план) будівлі управління.

12.  Відомості з проектно-кошторисної документації на ремонт будівлі управління, з виконавчої технічної документації (акти на приховані роботи, виконавчі схеми), відомості з актів виконаних робіт форми КБ-2в, КБ-3, договірні ціни, календарні плани виконання робіт, графіки фінансування робіт, відомості з договорів підряду на ремонт будівлі управління.

13. Документи, які надходять до управління з грифом обмеження доступу «Для службового користування».

  1. Облікові форми документів з грифом «Для службового користування» та акти про знищення таких документів.

  2. Внутрівідомча службова кореспонденція, доповідні, службові, пояснювальні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності управління або здійсненням контрольних, наглядових функцій управлінням, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.


Примітка: документам, що містять інформацію, яка становить службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування». Доступ до таких документів надається відповідно до ч.2 ст.6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
Заступник начальника управління Л.А.Сирих

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ управління праці та

соціального захисту населення

міської ради

26.12.20111 77
ІНСТРУКЦІЯ

про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію в управлінні праці та соціального захисту населення міської ради

^ 1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає обов'язковий для всіх структурних підрозділів управління порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію (далі - документи).

1.2. Перелік відомостей, які містять службову інформацію, яким надається гриф обмеження доступу "Для службового користування" (далі - гриф "Для службового користування"), розробляється експертною комісією управління. Рішення комісії оформляється протоколом, який затверджується начальником управління.

1.3. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

1.4. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі переліку, зазначеного у пункті 1.2 цієї Інструкції, на документі - виконавцем та начальником управління.

1.5. Начальник управління несе відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування".

1.6 Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на спеціаліста з діловодства і контролю. Загальне керівництво та координація роботи покладаються на заступника начальника управління відповідно до розподілу обов’язків.

1.7. Працівники, які за своїми службовими обов’язками пов’язані зі складанням, оформленням, реєстрацією документів з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією та Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 №1893.

1.8.Спеціалістам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

1.9.У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.

1.10. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом "Для службового користування" слід також керуватися інструкцією з діловодства в управлінні праці та соціального захисту населення Селидівської міської ради затвердженою наказом начальника управління від 23.07.2007 №01/7-31 зі змінами.

^ 2. Приймання, реєстрація і попередній розгляд документів

2.1. Приймання документів

2.1.1. Всі документи, що надходять до управління з грифом "Для службового користування" (електронною поштою, поштою, факсом, нарочним тощо), приймаються централізовано в приймальні управління. На документи з грифом "Для службового користування", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.

2.1.2. Працівникам управління приймати будь-яку кореспонденцію, адресовану управлінню, без реєстрації в приймальні забороняється.

2.1.3. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до управління, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається централізовано у приймальні управління. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

2.1.4. У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.

2.1.5. Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

2.16. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до приймальні.
^ 2.2. Попередній розгляд документів
2.2.1. Всі документи з грифом "Для службового користування", що надійшли до управління, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється спеціалістом з діловодства і контролю.

2.2.2. Метою попереднього розгляду документів документів з грифом "Для службового користування" є визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

2.2.3. Попередній розгляд документів документів з грифом "Для службового користування" повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів влади вищого рівня, телеграми, телефонограми, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності управління і потребують вирішення, документи з поміткою „терміново” розглядаються негайно.

2.2.4. До документів з грифом "Для службового користування", якими вносяться зміни або доповнення до попередніх документів, в яких йдеться про виконання документів, одержаних раніше або є посилання на них, додається розпечатана контрольно – реєстраційна картка цих документів з позначенням виконавців та інформації про стан виконання, а у разі потреби надаються самі документи.

2.2.5. Під час попереднього розгляду документів з грифом "Для службового користування" слід керуватися положеннями про управління та його структурні підрозділи, розподілом обов'язків між керівними працівниками управління, посадовими інструкціями, номенклатурою справ.
^ 2.3. Реєстрація документів
2.3.1. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок , а видання – за кількістю примірників.

Реєстрація документів з грифом "Для службового користування" провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

2.3.2. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування" здійснюється секретарем керівника.

2.3.3. Облік документів з грифом "Для службового користування" ведеться у картках (додаток 2 ) окремо від обліку іншої несекретної документації.

2.3.4. Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації на картках (додаток 3 ).

При цьому на картці до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

2.3.5. Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках .

На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, в якому зазначається реєстраційний номер документа та дата його надходження.

2.3.6. Накази управління з грифом "Для службового користування" реєструються в окремому журналі з позначкою „ДСК” спеціалістом з діловодства та контролю.

^ 3. Друкування, розмноження і розсилання (відправлення) документів

3.1.Друкуваня документів

3.1.1. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несе начальник управління та керівники структурних підрозділів, у яких вони друкуються.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

3.1.2. Друкування документів з грифом „Для службового користування" здійснюється у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка „ДСК”.

3.1.3. Використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи для друкування документів з грифом "Для службового користування" та обробки службової інформації, може здійснюватися тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних

документів з питань технічного захисту інформації в порядку, встановленому законодавством. Дозвіл на використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи із зазначеною метою надається згідно з наказом начальника управління за наявності атестата відповідності комплексної системи захисту інформації.

3.1.4. Після закінчення друкування документів з грифом "Для службового користування" електронні файли та записи на магнітних носіях знищуються, про що складається акт підписами виконавця та спеціаліста з діловодства та контролю.

3.1.5. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації в приймальню начальника управління спеціалісту з діловодства і контролю або секретарю керівника. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та спеціалістом з діловодства і контролю або секретарем керівника, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

3.1.6. На кожному примірнику надрукованого проекту документа внизу ліворуч зворотного боку останнього аркуша зазначається:

кількість надрукованих примірників;

прізвище виконавця та, у разі потреби, номер його телефону; прізвище особи, яка друкувала документ; дата друкування;

назва файлу (в разі підготовки документа із застосуванням засобів обчислювальної техніки).
^ 3.2.Розмноження документів
3.2.1. Облік документів з грифом "Для службового користування" що підлягають розмноженню, здійснюється в одному журналі разом з іншими несекретними документами . При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

3.2.2. Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

3.2.3. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на копіювально-розмножувальному апараті з письмового дозволу начальника управління під контролем спеціаліста з діловодства і контролю або секретаря керівника. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.
^ 3.3. Розсилання (відправлення) документів

3.3.1. Розсилання (відправлення) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі складеного списку на розсилку, підписаних начальником управління, спеціалістом з діловодства і контролю або секретарем керівника та виконавцем із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

3.3.2. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями або представником управління.

Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

3.3.3. Документи, справи з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

3.3.4. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".

3.3.5. На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників структурних підрозділів і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

3.3.6. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовим дозволом начальника управління.

Такі документи попередньо розглядаються експертною комісією, яка приймає письмове рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення.

Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

^ 4.Формування виконаних документів у справи
4.1. Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається затвердженою номенклатурою справ управління.

4.2. У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються реєстраційні картотеки на документи з грифом "Для службового користування".

4.3. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреби формуються разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.

Якщо в управлінні буде створена велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, вони формуються в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

4.4. У разі долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

4.5. Якщо кількість документів з грифом "Для службового користування" буде не значна, номенклатурою справ передбачається запровадження однієї справи із заголовком „Документи з грифом для "Для службового користування".

Термін зберігання такої справи не встановлюється , а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка „ЕК” (експертна комісія)

4.6. Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

4.7. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.
^ 5. Використання документів. Зняття грифа "Для службового користування"
5.1. Використання документів
5.1.1. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з спеціалістом з діловодства і контролю, а до документів - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях начальника управління.

Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються начальником управління.

5.1.2 Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

У разі потреби з письмового дозволу начальника управління допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать переліку, зазначеному у пункті 1.2 цієї Інструкції.

5.1.3. Передача конфіденційної інформації каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного або криптографічного захисту інформації.

5.1.4. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу начальника управління, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "Для службового користування".

5.1.5. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ, що видаються (додаток 4 ).

5.1.6. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" співробітниками організації, де перебувають документи, проводиться з дозволу начальника управління.

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.

Видання з грифом "Для службового користування" включаються тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.

5.1.7. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архіву управління, у процесі зберігання справ в архіві (як правило не менш як один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.
^ 5.2.Зняття грифа "Для службового користування"
5.2.1. Рішення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комісією організації – автора документа .

5.2.2. Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником організації. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".

5.2.3. Один примірник акта разом із справами передається до архіву управління, а справи постійного зберігання - до архівного відділу міської ради. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ .

5.2.4. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа. Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ управління

5.2.5. Справи з грифом "Для службового користування", передані управлінням до архівного відділу міської ради , використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог Інструкції „Про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію”, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998, №1893.
^ 6. Відбір документів для зберігання і знищення

6.1. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісії з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року №853.

6.2. Справи із структурних підрозділів до архіву управління передаються в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом "Для службового користування", включаються в опис (додаток 5) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

6.3. На справи з документами з грифом "Для службового користування" з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архіву управління здійснюється за номенклатурами справ управління.

6.4. Справи з грифом "Для службового користування" постійного зберігання передаються до архівного відділу міської ради у встановленому Держкомархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

6.1.4. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, включаються у загальний акт (додаток 6 ) разом з іншими справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

6.1.5. Відібрані для знищення документи, справи з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.

6.1.6. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт N ____ від (дата)".

6.1.7. Інформаційні бюлетені, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
^ 7. Забезпечення схоронності документів. Перевірка наявності документів

7.1. Забезпечення схоронності документів

7.1.1. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних приміщеннях.

7.1.2. Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню до архіву управління у той же день.

7.1.3. Окремі справи з грифом "Для службового користування" з дозволу спеціаліста з діловодства та контролю можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

7.1.4. Передача документів з грифом "Для службового користування" іншим співробітникам здійснюється тільки через спеціаліста з діловодства і контролю.

7.1.5. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу спеціаліста з діловодства і контролю. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

7.1.6. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень управління. У разі потреби начальник управління може дозволити виконавцям винести за межі службового приміщення управління документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

7.1.7. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до порядку, встановленого пунктом 3.3.3 цієї Інструкції.

7.1.8. З письмового дозволу начальника управління дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

7.1.9. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується начальником управління.
^ 7.2. Перевірка наявності документів

7.2.1. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом начальника управління. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів. Результати перевірки наявності оформляються актом (додаток 7).

7.2.2. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома спеціаліста з діловодства та контролю, начальника управління та письмово повідомляються органи СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.

7.2.3. Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом начальника управління призначається комісія, висновок якої затверджується начальником управління.

7.2.4. Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого начальником управління.

7.2.5. Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх начальником управління передаються спеціалісту з діловодства і контролю для включення у справу фонду.

7.2.6. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.


  1. Порядок передачі матеріальних носіїв інформації у разі зміни працівника загального відділу (відповідального працівника, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК») за ведення обліку, зберігання і використання документів, які містять відомості, що становлять службову інформацію з грифом «ДСК»




    1. При тимчасовій відсутності (відпустка, відрядження, хвороба) спеціаліста з діловодства та контролю, якому доручена робота з документами з грифом «Для службового використання », його обов'язки виконує секретар керівника.

    2. У випадку непередбачуваної відсутності спеціаліста з діловодства та контролю, сейф або металева шафа, де зберігаються службові документи з грифом «Для службового використання» відкривається комісією, у складі не менше 3-х осіб, про що складається акт довільної форми, у якому зазначається ким, коли та з якою метою зроблено розкриття, а у разі вилучення документів, зазначаються їхні реєстраційні номери, номери примірників та кількість аркушів.

По закінченню роботи з документами сейф (металева шафа) закривається та опечатується. Після прибуття спеціаліст з діловодства та контролю зобов'язаний перевірити наявність документів згідно із записами в журналах обліку, а у разі вилучення документів під час розкриття сейфа (металевої шафи), отримати їх назад або оформити передачу в установленому порядку. Про перевірку наявності документів з грифом «Для службового використання» після розкриття сейфа (металевої шафи) спеціаліст з діловодства та контролю у письмовій формі доповідає начальнику управління.

8.3. . У разі зміни працівника, на якого покладено обов'язки щодо ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового використання», для приймання-передачі матеріальних носіїв інформації з грифом «Для службового використання» наказом начальника управління утворюється комісія у складі не менше ніж три особи .

Особи, які здають і приймають матеріальні носії інформації з грифом «Для службового використання », не можуть входити до складу зазначеної комісії.

8.4. Під час приймання-передачі проводиться повна перевірка наявності матеріальних носіїв інформації з грифом «Для службового використання», що відображається в акті приймання-передачі.

В акті приймання-передачі зазначається підстава приймання-передачі матеріальних носіїв інформації з грифом «Для службового використання », склад комісії та термін її роботи, наявність матеріальних носіїв інформації з грифом «Для службового використання », сховищ для їх зберігання та ключів від них, печаток.

Крім того, зазначаються відомості щодо матеріальних носіїв інформації з грифом «Для службового використання», які вказані в облікових картках (реєстраційні номери, дати реєстрації, назви, номери примірників, кількість аркушів тощо), а також про факти порушень чинного законодавства України та недоліки, виявлені під час приймання-передачі.

В актах приймання-передачі дозволяється зазначати кількість таких носіїв за одиницями зберігання (справ, видань, альбомів, робочих зошитів, виробів тощо) за кожний рік окремо, а за період після останньої річної перевірки зазначати кількість матеріальних носіїв за видами обліку.

8.5. Акт підписується членами комісії, особами, які здають та приймають матеріальні носії інформації з грифом «Для службового використання», та затверджується начальником управління.

Передача матеріальних носіїв інформації з грифом «Для службового використання » вважається завершеною після затвердження акта приймання-передачі начальником управління.

8.6. У разі виявлення комісією відсутності матеріальних носіїв інформації з грифом «Для службового використання » терміново інформується про цей факт начальник управління та призначається службове розслідування.

У разі якщо спеціаліст з діловодства та контролю звільняється чи переводиться на іншу роботу, то до дня звільнення він зобов'язаний передати всі матеріальні носії інформації з грифом «Для службового використання » відповідно до цієї Інструкції.
Спеціаліст з діловодства і контролю І.В.Козлова
  1   2

Схожі:

Наказ iconНаказ
Наказ 01. 09. 2011 n 170 Про затвердження Порядку проведення містобудівного моніторингу
Наказ iconНаказ
Наказ 16. 11. 2011 n 290 Про затвердження Порядку розроблення містобудівної документації
Наказ iconНаказ
Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства праці та соціальної політики n 1 від 09. 01. 2007
Наказ iconНаказ
...
Наказ iconУманська районна державна адміністрація відділ освіти наказ
У відділі освіти забезпечено проведення особистого прийому громадян та видано наказ від 28. 01. 2011 №15
Наказ iconНаказ про затвердження положень про охорону праці 3
Наказ про призначення комісії по періодичному огляду технічного стану будівлі закладу
Наказ iconНаказ
Наказ Міністра оборони України від 17 березня 2003 року №65 «Про затвердження Положення про Збори офіцерів у Збройних Силах України»...
Наказ icon«погоджено» «затверджено»
Типового положення про атестацію педагогічних працівників України (наказ мо україни від 20. 08. 1993 р. №310), зі змінами та доповненнями...
Наказ iconАптеки, завдання, функції, класифікація, вимоги до діяльності
Стандарти акредитації аптечних установ” Наказ моз україни №2 від 12 січня 98 р., що передбачають належну аптечну практику; планується...
Наказ iconДнз «Кам’янець-Подільський професійний будівельний ліцей» наказ №2
України від 14. 12. 2000р. №588, положенням про організацію навчально-виробничого процесу у професійно-технічних навчальних закладах...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2014
звернутися до адміністрації
uchni.com.ua
Головна сторінка