Загальні вимоги до складання документів




НазваЗагальні вимоги до складання документів
Сторінка2/19
Дата конвертації25.02.2013
Розмір2.67 Mb.
ТипДокументы
uchni.com.ua > Право > Документы
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19



Вимоги до тексту документа
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

  • Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...

  • Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

  • Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

  • Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

  • Використовувати синтаксичні конструкції типу:

^ Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

  • Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

  • Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

  • Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).

  • Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції Вами ще не висловлені пропозиції...

  • Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

  • Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

  • У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...

  • Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами :р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

  • Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...


^ Оформлення сторінки
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294x210) та А5 (146x210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні —на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

^ Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4 — 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац — це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації — комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

  • після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

  • номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи — 1.; 2.; 3.; 4.;

номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою — 1.2.; 1.3.; номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.; 1.2.2.; номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.

Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.

Комбінована (традиційна)

Нова

А. Б. В.

Розділ І

1

I. II. III.

Частина 1

1.1

І. 2. 3.

Частина 2

1.2

1); 2); 3);

пункт 1

1.2.1

а); б); в);

§1

1.2.2.1




§2

1.3







2







і т. д.



Ця система вимагає чіткого дотримання правил пунктуації, повинна мати логічну будову і до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.

Питання для самоконтролю


  1. Що таке документ.

  2. Які види документів виділяють.

  3. З яких елементів складається документ.

  4. Що таке формуляр?

  5. Назвіть основні реквізити формуляра-зразка організаційно-розпорядчих документів.

  6. Як треба оформляти реквізит «адресат»?

  7. Як називається спосіб засвідчення документа після його підписання?

  8. Дайте визначення бланка документа.

  9. Які основні правила оформлення документа?

  10. Яких правил слід дотримуватися під час складання тексту документа?

  11. Як нумерують сторінки документів?

  12. Що таке рубрикація тексту?

  13. Які дві системи нумерації рубрик ви знаєте?

Тема. Укладання документів щодо особового складу
Реквізити документів та вимоги до їх написання. Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява.
^ Студенти повинні:

знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів;

вміти грамотно писати й оформляти документи.

Література

  1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. - К.: А.С.К., 2003. – 400с.

2. Зубков М.Г. Мова ділових паперів. – Харків: Торсінг, 2001. – 384 с.

  1. Шевчук С.В. Ділове мовлення для державних службовців: Навчальний посібник. – К.: Арій, 2008. – 424 с.

  2. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: модульний курс. – К., 2008. – 448 с.



Методичні вказівки
Під час опрацювання цієї теми студентам слід звернути увагу на документи щодо особового складу (автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява); правильне та грамотне їх оформлення.
До документів з особового складу відносяться заява, резюме, характеристика, автобіографія, накази щодо особового складу тощо.

Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників, відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з, з метою та ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв’язку з тим що, зважаючи на те що ), оповідний характер викладу, перевага прямого порядку слів у реченнях, повна відсутність художньо-зображальних засобів.

До документів ставляться найвищі вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.
Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Заява буває простою та складною. Складна (вмотивована) заява відрізняється від простої тим, що в ній не лише викладається прохання, а й дається його обґрунтування, пояснюються причини, мотиви. У складній заяві може вказуватися, які саме документи до неї додаються. Їх перелік дається після основного тексту заяви перед підписом.

Заяву про прийняття на роботу подають громадяни при вступі на роботу, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу.

^ Розрізняють два основних види заяв:

  • особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

  • службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, установи), які він репрезентує , до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

^ За походженням заяви бувають:

  1. Зовнішні:

а) особисті, в яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

  1. Внутрішні, де не є обов’язковими вимоги, зазначені у зовнішніх заявах.

Хоча заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів і написання тексту документа.

^ Заява складається з таких реквізитів:

  1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення –ові (-еві, -єві) з –у (-ю).

  2. Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки у кінці останнього слова).

  3. Назва виду документа (посередині, з малої літери).

  4. Текст (з великої літери, з абзацу).

  5. Підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

  6. Дата написання (ліворуч).

  7. Підпис адресанта (праворуч).

За аналогічною схемою складають й інші заяви з кадрових питань, але у цих документах є наявними певні особливості у написанні деяких реквізитів:

  1. при їх адресуванні до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

  2. у тексті заяви формується прохання (висновок) і дається обґрунтування (докази).

Різновидами заяв також є повні заяви, які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів, заяви про облік житла, заяви-зобов’язання, позовні заяви.
Зразок:

Директору ВО «Лебідь»

п. Климчуку С.І.

Бєлова А.Б.,

який мешкає за адресою:
м. Київ, вул. Пирогова,15, кв.4

тел. 34-67-87

Заява
Прошу зарахувати мене на посаду економіста з 10.02.2009.
До заяви додаю:

  1. Копію диплома про вищу освіту.

  2. Трудову книжку.

  3. Автобіографію.

  4. Медичну довідку про стан здоров’я.

  5. Довідку з місця проживання.

  6. Чотири фотокартки.


08.02.2009 (підпис) А.Б. Бєлов

Зразок:

Директору Харківського
тракторного заводу
п. Іванченку В. С.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19

Схожі:

Загальні вимоги до складання документів iconРеферат на тему: “ Вимоги до мови документів ”
Загальні вимоги до мови документа: ясність викладу, точність опису, свобода від суперечностей
Загальні вимоги до складання документів iconПоложення (стандарт) бухгалтерського обліку 20 "Консолідована фінансова звітність"
Це Положення (стандарт) визначає порядок складання консолідованої фінансової звітності та загальні вимоги до розкриття інформації...
Загальні вимоги до складання документів iconПравила складання, подання та розгляду заявки на реєстрацію топографії...
Кабінету Міністрів України від 20 червня 2000 р. N 997, визначають вимоги до документів заявки на реєстрацію топографії інтегральної...
Загальні вимоги до складання документів iconЗвертаємо вашу увагу на правильність оформлення використаної літератури...
З липня 2007 року набув чинності новий національний стандарт дсту гост 1: 2006 «Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні...
Загальні вимоги до складання документів iconМісто Токмак Запорізької області Герб міста Токмака Прапор міста...
«Дсту гост 1 : 2006. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання.»
Загальні вимоги до складання документів iconДсту 4092-2002
...
Загальні вимоги до складання документів iconВимоги до ведення зошитів І культури оформлення письмових робіт Загальні...
Тому учні зобов'язані: бережливо використовувати зошит, не починати новий зошит, доки не списано попередній, користуватися обгортками...
Загальні вимоги до складання документів iconКодекс україни 1
Загальні вимоги до провадження за ініціативою адміністративного органу 13
Загальні вимоги до складання документів iconЗатверджено
Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності"
Загальні вимоги до складання документів icon"Оцінювання І калькулювання. Дакументування та інвентаризація."
...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2014
звернутися до адміністрації
uchni.com.ua
Головна сторінка