Загальні вимоги до складання документів




НазваЗагальні вимоги до складання документів
Сторінка3/19
Дата конвертації25.02.2013
Розмір2.67 Mb.
ТипДокументы
uchni.com.ua > Право > Документы
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19
^

техніка наукового відділу № 1


Черемних Ніни Петрівни

Заява
Прошу перевести мене з посади техніка наукового відділу № 1 на посаду програміста того ж відділу.
06.04.2009 (підпис) Н.П. Черемних
Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві (учня, студента).

Характеристика пред’являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

У кожній правильно написаній характеристиці повинно вказуватися:

по-перше – прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, національність, освіта (розташовують у стовпчик справа);

по-друге – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.);

по-третє – власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, стосунки у трудовому колективі. Вказується згадка про нагороди або заохочування;

по-четверте – висновки, де зазначено призначення характеристики;

по-п’яте – посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі – інших відповідальних осіб). Дата укладення документу (ліворуч).

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою.

Характеристика видається на руки або надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.
Зразок:

Характеристика

студентки педагогічного факультету

Макаренко Валентини Іванівни

1980 року народження
Макаренко В.І. навчається на другому курсі Національного університету імені Т.Г. Шевченка. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій кваліфікаційний рівень. За час навчання у вищому закладі освіти Макаренко В.І. зарекомендувала себе як хороший організатор під час підготовки посвяти у студенти першокурсників. З першого курсу працює над науковою темою, з якою виступала на звітно-науковій конференції студентів.

Макаренко В.І. виконує громадські доручення, є старостою 23-ї групи. Вимоглива до себе. Має повагу серед товаришів і викладачів факультету.

Характеристику видану за місцем вимоги.

Декан педагогічного факультету (підпис) С.А. Синьков


Автобіографія1 – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Автобіографія подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова “автобіографія”, яке розміщується посередині рядка. Кожне нове повідомлення в автобіографії повинне починатися з абзацу. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа – підпис автора.

Тип мовлення автобіографії – розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенник я. Необхідно уникати прикметників, що виражають ознаку. Кожен, хто пише автобіографію, основну увагу має приділяти фактам, не вдаючись до міркувань з приводу окремих життєвих ситуацій, опису подій.

Всі відомості з автобіографії подаються в хронологічній послідовності, щоб уявити життєвий шлях, ділову кваліфікацію і громадську активність людини .

Незважаючи на довільний виклад тексту, автобіографія має такі реквізити:

  1. Назву виду документа.

  2. Прізвище, ім’я та по батькові (у Н. відмінку однини).

  3. Дата народження: число, місяць (літерами), рік.

  4. Місце народження: село, селище, місто (у Н. відмінку), район (у Р. відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.

  5. Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися у час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

  6. Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

  7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

  8. Нагороди, стягнення, заохочення.

  9. Відомості про громадську роботу.

  10. Короткі відомості про склад сім’ї (без займенників).

Якщо неодружені:

  • батько, мати (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

  • сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім’ї (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).


___________________________________________________________

Автобіографія1 (від грец. Autus – сам, bios – життя, grapho – пишу) – опис свого життя.
Якщо одружені:

  • дружина, чоловік (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання );

  • діти (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).




  1. Повна домашня адреса, номер телефону.

  2. Дата укладання (ліворуч).

  3. Підпис укладача (праворуч).



Зразок:

АВТОБІОГРАФІЯ


Я, Волош Микола Пилипович, народився 15 квітня 1973 р. в сел. Високе Балаклійського району Харківської області.

Після закінчення 1990 р. Балаклійської СШ № 3 працював механізатором колгоспу “Велике”.

З 1991 до 1993 рр. – служба в армії.

З 1994 р. – студент механіко-математичного факультету Харківського авіаційного університету. Закінчив ХАУ у 1998 р. за фахом викладач математики.

З 1998 р. працюю вчителем математики Харківської СШ № 65.

З 1999 р. аспірант Харківського авіаційного університету.

Склад сім’ї:

Дружина – Волош Надія Миколаївна, 1974 р. нар., викладач хімії в СШ № 65;

Син – Волош Сергій Миколайович, 1998 р. нар.

Домашня адреса: 30131, Харків, вул. Дзержинського, буд. 72, кв. 37

Тел. 35-26-35
11.07 2009 (підпис)

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме, але одним з найпоширеніших є зразок, коли подається:

  1. Назва документа.

  2. Прізвище, імя та по батькові особи, яка складає резюме.

  3. Мета складання резюме.

  4. Досвід роботи.

  5. Освіта.

  6. Знання мов.

  7. Контактний телефон.

Може бути й інший варіант розміщення реквізитів: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, потім у зворотному порядку перераховуються посади, які ви обіймали до цього, а в кінці зазначається освіта.

Основна вимога до такого документа – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватися таких правил:

  • Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

  • Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.

  • Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

  • Намагайтеся не вживати такі слова, як «я», «ми». Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організовував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

  • Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

  • Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

  • Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру (ні в якому разі не крейдяний).

  • Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.


Зразок:

Резюме

Васильченка Івана Степановича


Адреса:

Постійна: 78528, Львівська обл., м. Самбір, вул. Ягідна, 5, кв. 41 тел. (03245) 5-55-55
(якщо тимчасової адреси нема, то слово “постійна” не вказується).

Тимчасова: 79036, м. Львів, вул. Лазаренка, 88/888.

Тел. моб. 8-050-500-0550

для повідомлень (032) 221-21-21 (Ігор)

Мета:

Працевлаштування з попереднім стажуванням.

Освіта:

09.2005 – дотепер


Національний університет “Львівська політехніка”, інститут енергетики та систем керування, спеціальність “Електричні машини”, диплом магістра отримаю в грудні 2006 року.

09.2001 – 08.2005

Національний університет “Львівська політехніка”, інститут енергетики та систем керування, напрямок ”Електромеханіка”, диплом бакалавра.

09.2003 – 08.2005

Національний університет “Львівська політехніка”, військовий інститут.

Завершив підготовку за програмою офіцера запасу.

09.1999 – 06.2003

Львівський технікум промислової автоматики, спеціальність технічне обслуговування і ремонт обладнання автоматики, диплом молодшого спеціаліста.

09.1998 – 06.1999

Профцентр при СШ №56. Спеціальність інформатика і комп’ютерна техніка. Посвідчення оператора ЕОМ 3-го розряду.

Досягнення:

Рейтинг навчання 93 бали зі 100. Другий за рейтингом серед студентів своєї спеціальності.

Витримав конкурсний відбір на мігістерську підготовку після отримання диплому бакалавра.

Диплом бакалавра з відзнакою. Диплом молодшого спеціаліста з відзнакою

Нагороди:

Іменна стипендія ім. Івана Пулюя в 2004 році.

Грамота призера обласної олімпіади з інформатики в 2002 році.

Публікації:

Вісник Національного університету “Львівська політехніка” № 651, 2004, с. 85-89.

В. Васильченко, П.Василюк Нетрадиційні джерела енергії

Досвід роботи:
08.2006 – дотепер

10.2005 – дотепер
літо 2004

весна 2002

(Вказати де працював і що робив включаючи всі види практик, тему дипломного проекту)

Ви конання магістерської кваліфікаційної роботи на тему: ____________________

Лаборант НДЛ-69 виконання робіт по держбюджетній темі: “Нетрадиційні джерела енергії”.

Будівельні роботи в складі студентського загону, Волинська обл.

Ознайомча практика на Львівському заводі фрезерних верстатів, роботи по ремонту та обслуговуванню засобів автоматики.

Епізодична торгівля.

Навички:

(Висвітлити, що конкретно навчився робити і зможеш робити самостійно

перш за все за спеціальністю, а також у інших областях)

Проектування електричних машин, систем автоматики

Програмування логічних контролерів.

Робота в середовищі MS-DOS, Windows, робота з програмами MS Office, AutoCAD – рівень користувача.

Мови програмування С++, Fortran, Pascal.

Посвідчення водія категорії “В”, “C” з 2001 року.

Ділове спілкування, робота з людьми.

Мови:

Українська – рідна, російська – вільно, польська – розмовний рівень

Англійська – достатньо для вільного спілкування та роботи з літературою,

Активність:

Робота в науково-дослідній лабораторії кафедри електроприводу 2004 -2005 рр.

Член Форуму студентів Європи (AEGEE) з 2002 року.

Староста групи, голова профспілкової організації студентів інституту енергетики і систем керування.

Участь у підготовці студентського фестивалю “Весни політехніка” у 2002 і 2003 р.

Професійно займаюся спортом, кандидат в майстри спорту з класичної боротьби.

Особисті дані:

Рік народження 1980, неодружений, відповідальний, комунікабельний

Інтереси:

Психологія, техніка, комп’ютерна графіка, література, туризм, спорт, музика

Рекомендації:

На вимогу від викладачів кафедри (назва)



Накази щодо особового складу
Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».
Реквізити наказу такі:

1) назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;

2) назва виду документа;

3) назва місця видання наказу;

4) номер;

5) дата підписання;

6) короткий зміст наказу (заголовок);

7) текст наказу;

8) підстава для складання;

9) підпис керівника підприємства (установи).
Наказ повинен також мати позначку про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі ^ (ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази з особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).

Проект наказу (розпорядження), у разі потреби, погоджується з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівникові. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі реєстрації наказів, що має таку форму:

- номер наказу;

- дата реєстрації;

- короткий зміст;

- ким підписано (прізвище, ініціали);

- кому направлено (оголошено під розписку). У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає групу питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

- прийняття на роботу (призначення на посаду);

- переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації);

- звільнення з роботи;

- надання відпусток;

- заохочення;

- стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати в алфавітному порядку.
^ Підготовка та оформлення наказів про прийняття на роботу
Прийняття працівників на роботу оформлюється виданням наказу, в якому зазначаються:
1) прізвище, ім'я, по батькові працівника;

2) посада (спеціальність, кваліфікація, розряд)

3) місце роботи;

4) умови оплати праці;

5) початок роботи.
В окремих випадках у наказі про прийняття працівника на роботу можуть бути зумовлені додаткові умови, а саме: випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі; строки трудового договору; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний
робочий день або тиждень; оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість; звільнення працівника від направлення у відрядження при роз'їзному характері роботи тощо. Перед підписом робиться посилання на підстави видання наказу.

З наказом після його підписання керівником підприємства, установи, організації ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у його трудовій книжці, заповнюють особову картку, вносять відомості про працівника до штатно-посадової книги (алфавітної книги).
^ Організаційні та правові аспекти
Прийняття працівників на роботу здійснюється в порядку, який визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або Статутом (положенням) підприємства, установи, організації незалежно від форми власності.
Влаштовуючись на роботу, громадянин зобов'язаний пред'явити:
• трудову книжку, оформлену в установленому порядку, або довідку про останнє місце роботи (видається за місцем проживання). Військовослужбовці, звільнені в запас, пред'являють військовий квиток;

• паспорт або свідоцтво про народження (пред'являють неповнолітні);

• документ про освіту (якщо робота вимагає спеціальної освіти або спеціальної підготовки);

• інші документи (характеристику, довідку про стан здоров'я, декларацію про доходи тощо), якщо їх подання передбачено законодавством, статутом або положенням про підприємство, установу, організацію.

На основі угоди між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом укладається трудовий договір, як правило, у письмовій формі.

Додержання письмової форми є обов'язковим під час укладення трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними й геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я; під час укладення контракту; у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі; під час укладення трудового договору з неповнолітнім; в інших випадках, передбачених законодавством України.

Зміст та умови трудового договору визначаються власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом і погоджуються з особою, яка влаштовується на роботу.

Особливою формою трудового договору є контракт. Офера його застосування визначається законодавством України, а також постановою Кабінету Міністрів України від 19.03.1993 р. № 170 "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору". Порядок укладання контрактів регулюється Положенням, затвердженим зазначеною постановою.

Прийняття працівників на роботу за сумісництвом регулюється Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних
підприємств, установ, організацій, затвердженим спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінфіну від 28.06.1993 р. №43 відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 03.04.1993 р. №245 «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій».
Підготовка та оформлення наказів (розпоряджень) про переведення (переміщення)
Накази про переведення (переміщення) працівників на іншу роботу (посаду) на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються і оформлюються на підставі розпорядження власника (уповноваженого ним органу) або заяви працівника.

У розпорядчій частині наказу, крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади (роботи), повинні бути зазначені:

1) посада (спеціальність, кваліфікація);

2) структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;

3) дата і строк переведення (постійно чи тимчасово);

4) причини переведення (на іншу посаду, роботу; у зв'язку з виробничою потребою; за станом здоров'я; вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);

5) умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством;

6) підстави видання наказу.

У тому випадку, коли ініціатором переведення працівника на іншу роботу є власник або уповноважений ним орган, у наказі обов'язково зазначається мотивація переведення (констатуюча частина), а працівник, ознайомившись з наказом, повинен, крім підпису, зазначити «з переведенням згодний».

Перед тим, як видати наказ про переведення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний докладно ознайомити працівника з умовами його праці на тій посаді (роботі), куди передбачається його перевести.

Працівник, який переводиться до іншого структурного підрозділу, звітує там, де працював, про здачу інструменту, спецодягу тощо, знімається з табельного обліку, проходить, за потребою, медичний огляд, повторний інструктаж з техніки безпеки.

Після видання наказу про переведення працівника на іншу посаду або роботу (постійно), до його особової картки, трудової книжки, а також до інших облікових документів заносяться відповідні записи.

Переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації, а також переведення в іншу місцевість, хоча б разом з підприємством, установою, організацією, допускається тільки за згодою працівника, за винятком, коли працівник переводиться тимчасово на іншу роботу в разі виробничої потреби, заміни відсутнього працівника (ст. 32 КЗпП України).

Не вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника переміщення його на тому самому підприємстві, в установі, організації на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій самій місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим договором, якщо ця робота не протипоказана йому за станом здоров'я, а також зміни істотних умов праці при продовженні роботи за тією самою спеціальністю, кваліфікацією чи посадою (сх 32 КЗпП України).

Про наступну зміну істотних умов праці — систем і розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад — працівник повинен бути повідомлений не пізніше, ніж за два місяці.
^ Підготовка та оформлення наказів про звільнення
Накази про розірвання трудових договорів (звільнення з роботи) готуються за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації на підставі заяв працівників, подання керівників відповідних структурних підрозділів, третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий або інший уповноважений на представництво трудовим колективом орган, військкомат).

Підготовка й видання наказу (розпорядження) про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) правомірне тільки тоді, коли:

• є підстави, викладені в законі;

• додержано певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Накази про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) складаються, як правило, з двох частин: констатуючої (зазначаються коротко мотиви та причини щодо припинення трудового договору) та розпорядчої (зазначаються: 1) прізвище, ім'я, по батькові працівника; 2) посада; 3) структурний підрозділ (місце роботи); 4) дата і причина (підстава) розірвання трудового договору (звільнення з роботи); 5) відповідна стаття Кодексу законів про працю України, інші акти законодавства; 6) пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством; 7) підстава видання наказу.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний у день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку, розрахуватися з ним, видати копію наказу про звільнення з роботи (у разі звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу). Якщо працівник у день звільнення не працював, зазначені суми слід виплатити не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок (ст. ст. 47, 116 КЗпП України).

Якщо затримано видачу трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу, працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах, організаціях, п.4.1).
^ Підготовка та оформлення наказів про надання відпусток
Наказ видається на підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника.

У наказі слід зазначити: 1) прізвище, ім'я, по батькові працівника; 2) посаду (місце роботи) працівника; 3) вид; 4) дату початку і строк відпустки; 5) період, за який надається щорічна відпустка.

Після підписання наказу про надання відпустки в особову картку працівника й журнал обліку відпусток заносять відповідні записи. Організаційні та правові аспекти:

Відповідно до чинного законодавства відпустка за перший рік роботи надається працівникам після закінчення одинадцяти місяців безперервної роботи на підприємстві, в установі, організації До закінчення зазначеного строку відпустка може надаватися: працівникам, переведеним на роботу з одного підприємства, установи, організації на інше, жінкам, які виявили бажання приєднати щорічну відпустку до відпустки у зв'язку з вагітністю і родами; працівникам молодше вісімнадцяти років; працівникам, які навчаються у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах за вечірньою і заочною формами навчання; в інших випадках, передбачених чинним законодавством (ст. ст. 79,180,195,212 КЗпП України).

Допускається, за проханням працівника, поділ відпустки на частини за умови, щоб основна її частина була не менше шести днів для дорослих і дванадцяти — для осіб молодше вісімнадцяти років (ст. 79 КЗпП України), а також перенесення у виняткових випадках, за згодою працівника та за погодженням з профспілковим органом, відпустки на наступний робочий рік (ст. 80 КЗпП України)1.

Працівникові може бути надана короткочасна відпустка без збереження заробітної плати, як правило, до двох тижнів за сімейними обставинами та з інших поважних причин. В необхідних випадках за згодою сторін ця відпустка може бути відпрацьована у наступний період, виходячи з умов і можливостей виробництва (ст. 84 КЗпП України).

Накази (розпорядження) про надання інших відпусток (відпустки у зв'язку з навчанням, учасникам ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС та ін., передбачені чинним законодавством) оформляються на підставі заяв працівників та документів, що підтверджують право на відпустку за зазначеними мотивами. Підготовка та оформлення наказів про заохочення і стягнення

Накази (розпорядження) про заохочення і стягнення працівників оформляються і видаються на підставі пропорцій, подання керівників відповідних структурних підрозділів, інших посадових осіб. Питання погоджуються в установленому порядку з профспілковим органом.
Заохочення

До працівників підприємств, установ, організацій можуть застосовуватися будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовим колективом правилах внутрішнього трудового розпорядку (ст. 143 КЗпП України).

Заохочення оголошуються наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення (ст. 144 КЗпП України).
Стягнення

Стягнення за порушення трудової дисципліни, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення.

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП України).

За кожне порушення трудової дисципліни накладається лише одне дисциплінарне стягнення.

Стягнення оголошується в наказі і повідомляється працівникові під розписку (ст. 149 КЗпП України).
Зразок наказу:
^ ХАРКІВСЬКИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ ІНСТИТУТ
НАКАЗ

18.06.95 №209

Щодо особового складу \
ПРИЗНАЧИТИ:
1. Григоренко Наталію Юхимівну на посаду асистента кафедри органічної хімії з 1 липня 1995р., встановити посадовий оклад 120 гривень.

Підстава: заява Н. Ю. Григоренко з візами завідуючого кафедрою органічної хімії і декана природничо-географічного факультету.
ЗВІЛЬНИТИ:


  1. Ковальчук Олену Василівну, лаборанта кафедри історії України, з посади з 1 липня 1995 р. у зв 'язку з виходом на пенсію.

Підстава: заява О. В. Ковальчук.
НАДАТИ:
3. Олефіренку Ігореві Миколайовичу, доценту кафедри психології, чергову відпустку з 1.07.1995 р. по 28.07.1995 р. на 24 робочі дні, за період роботи.

Підстава: графік відпусток і заява І. М. Олефіренка.

Ректор підпис Ф. М. Васильєв


Зразок наказу (груповий):
(найменування підприємства, установи, організації)
22.11.1995р.
№ 46-к
НАКАЗ м. Козятин
1. ПРИЗНАЧИТИ:
1.1. Зайцеву Ірину Борисівну на посаду провідного економіста відділу економічного аналізу з 25 листопада 1995 р. з посадовим окладом _______ грн. на місяць.

Підстава: заява Зайцевої І.Б.
1.2. Козлова Михайла Петровича на посаду заступника головного бухгалтера за переведенням з Козятинського відділку Південно-Західної залізниці з посадовим окладом _____ грн. на місяць.

Підстава: заява Козлова М.П., лист підприємства від 10.11.95 р. №02/44.
2. ПЕРЕВЕСТИ:
2.1. Григоренко Ганну Михайлівну, бухгалтера II категорії відділу економічного аналізу, на посаду економіста І категорії цього самого відділу, за її згодою, з посадовим окладом ____ грн. на місяць.

Підстава: заява Григоренко Г.М., згода керівників структурних підрозділів.
3. ЗВІЛЬНИТИ:
3.1. Гордієнка Микиту Антоновича, провідного спеціаліста фінансового відділу, за переведенням до тресту «Чернігівпромбуд», п. 5, ст. 36 КЗпП України.

Підстава: заява Гордієнка М.А., лист тресту «Чернігівпромбуд» від 15.11.93р. №02/261.
3.2. Морзе Катерину Василівну, бухгалтера II категорії, за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.

Підстава: заява Морзе К.В.
4. НАДАТИ:
4.1. Мовчану Олексію Федоровичу, заступнику начальника механічного цеху, щорічну відпустку на 24 робочі дні з 28 листопада по 24 грудня 1993 р. за період роботи з 5 березня 1993 р. по 4 березня 1994р.
Підстава: графік відпусток.
Керівник: підпис (розшифровка підпису)

Питання для самоконтролю



  1. Які ділові папери належать до документації щодо особового складу?

  2. Що таке заява?

  3. Які реквізити характерні для заяви?

  4. Які бувають заяви за походженням?

  5. Що таке характеристика?

  6. Назвіть реквізити характеристики.

  7. Які бувають характеристики за напрямом?

  8. Хто підписує характеристику?

  9. Від якої особи викладається текст характеристики.

  10. Що таке резюме?

  11. Яких правил треба дотримуватися під час складання резюме?

  12. Що називається автобіографією?

  13. Які відомості вказуються в автобіографії?

  14. Які дві форми автобіографій розрізняють?

  15. Який діловий документ називається наказом?

  16. Що регламентують накази щодо особового складу?

  17. Які реквізити містить наказ?

  18. З якого моменту набирає чинності наказ?

  19. Які головні вимоги до наказів:

- про прийняття на роботу.

- про переведення на іншу роботу.

- про надання відпустки.

- про звільнення працівників?

^ Тема. Текстове оформлення довідково-інформаційних документів
Види службових листів. Ділове листування. Вимоги до офіційного листування. Етикет ділового листування. Кореспонденція за характером інформації. Телеграма. Факс. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти. Виробничі протоколи. Витяг з протоколу.

^ Студенти повинні:

знати нормативи оформлення довідково-інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів;

вміти оформляти довідково-інформаційні документи, складати різні види ділових листів, правильно писати виробничі протоколи та витяги з протоколів.
Література

  1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. - К.: А.С.К., 2003. – 400с.

  2. Зубков М.Г. Мова ділових паперів. – Харків: Торсінг, 2001. – 384 с.

  3. Шевчук С.В. Ділове мовлення для державних службовців: Навчальний посібник. – К.: Арій, 2008. – 424 с.

  4. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: модульний курс. – К., 2008. – 448 с.



Методичні вказівки
Під час вивчення цієї теми студентам слід звернути увагу: на види службових листів, як правильно вести ділове листування, які використовувати етикетні формули під час листування; як правильно оформити телеграму та відправити факс.
^ Службові листи
Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.

Усі листи поділяються на такі види: ділові; особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

листи-прохання;

листи-звернення;

листи-пропозиції;

листи-запити;

листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

листи-попередження;

листи-нагадування;

листи-підтвердження;

листи-відмови;

супровідні листи;

гарантійні листи;

листи-повідомлення;

листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. «Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя». Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.
^ Реквізити листа та їх оформлення
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад: ^ Розрахунковий рахунок № 3467059 у Залізничному УСБ м. Києва, МФО 322034

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесноцифровим способом (24 серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці.

Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.

Наприклад: ^ Друкарня видавництва «Україна» Савченку І. П.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому.

Наприклад: Директору Рівненського професійно-технічного училища № 63 Бондаренку П. П.
В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві.

Наприклад:

^ Директору загальноосвітньої

середньої школи № 1

Генеральному директору

заводу «Термінал»
Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі.

Наприклад:

РекторуДніпропетровського

державного університету

проф. Степанишину Л. П.
До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи.

Наприклад:

^ Правління ЖБК «Мир-98»

Відділ кадрів

Васильченку Ф. К.

04060 Київ-60, вул. Грінченка, 8/2
Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів абоподій, що послужили підставою для написання листа; висновків тапропозицій.

11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

^ Додаток: на 4 арк. у 2 прим.
2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. в 1 прим.

^ 2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 4 арк. у 1 прим.
Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.

12. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:

^ Генеральний директор (підпис) Є. Г. Прокоф'єв

Голова оргкомітету (підпис) Г. К. Мусієнко
Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:

^ Директор видавництва «Освіта» (п і д п и с) С. В. Лосєв
Вимоги до тексту листа
Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

- правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;

- змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

- послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:

^ Хотіли б також нагадати про...

Водночас хочемо наголосити на...

Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...

Вважаємо за доцільне (потрібне)...

^ Хотілося б звернути Вашу увагу...

Не зайвим буде нагадати...

Крім зазначених вище причин...

При нагоді просимо Вас...

Зважте також і на те...

Принагідна хотіли б...

Ми також намагаємося...

Ще раз хочемо подякувати Вам...

Необхідно зазначити й те, що...;

- мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

- точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

- доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.
Пам'ятайте:

висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів.

Наприклад:

^ Ви ще не висловили своїх пропозицій — Вами ще не висловлені пропозиції.
Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних правил його ведення.


^ Оформлення листа
Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве — не менш як 30 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 16 — 19 мм.

^ Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація. Це членування тексту на складові, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах — поділ тексту на абзаци.

^ Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої і має становити три інтервали від поля. Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);

2) фраза (викладається головна інформація абзацу);

3) коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).

Наприклад:

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

^ Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою...
Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7—10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19

Схожі:

Загальні вимоги до складання документів iconРеферат на тему: “ Вимоги до мови документів ”
Загальні вимоги до мови документа: ясність викладу, точність опису, свобода від суперечностей
Загальні вимоги до складання документів iconПоложення (стандарт) бухгалтерського обліку 20 "Консолідована фінансова звітність"
Це Положення (стандарт) визначає порядок складання консолідованої фінансової звітності та загальні вимоги до розкриття інформації...
Загальні вимоги до складання документів iconПравила складання, подання та розгляду заявки на реєстрацію топографії...
Кабінету Міністрів України від 20 червня 2000 р. N 997, визначають вимоги до документів заявки на реєстрацію топографії інтегральної...
Загальні вимоги до складання документів iconЗвертаємо вашу увагу на правильність оформлення використаної літератури...
З липня 2007 року набув чинності новий національний стандарт дсту гост 1: 2006 «Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні...
Загальні вимоги до складання документів iconМісто Токмак Запорізької області Герб міста Токмака Прапор міста...
«Дсту гост 1 : 2006. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання.»
Загальні вимоги до складання документів iconДсту 4092-2002
...
Загальні вимоги до складання документів iconВимоги до ведення зошитів І культури оформлення письмових робіт Загальні...
Тому учні зобов'язані: бережливо використовувати зошит, не починати новий зошит, доки не списано попередній, користуватися обгортками...
Загальні вимоги до складання документів iconКодекс україни 1
Загальні вимоги до провадження за ініціативою адміністративного органу 13
Загальні вимоги до складання документів iconЗатверджено
Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності"
Загальні вимоги до складання документів icon"Оцінювання І калькулювання. Дакументування та інвентаризація."
...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2014
звернутися до адміністрації
uchni.com.ua
Головна сторінка