Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України




НазваМіністерство оборони україни наказ Міністра оборони України
Сторінка1/8
Дата конвертації12.03.2013
Розмір1.11 Mb.
ТипДокументы
uchni.com.ua > Військова справа > Документы
  1   2   3   4   5   6   7   8




міністерство оборони україни
наказ
Міністра оборони України

400

11.11.98

м. Київ
Про затвердження Інструкції

з діловодства у Збройних

Силах України

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.97 №1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”

Н А К А З У Ю :

1. Затвердити та ввести в дію з 01.01.99 Інструкцію з діловодства у Збройних Силах України, що додається.

  1. Затвердити та ввести в дію Інструкцію про ведення довідкової роботи щодо наказів і директив Міністра оборони України, що додається.

3. Затвердити та ввести в дію Тимчасове положення про Історичний формуляр військової частини (установи) Збройних Сил України, що додається.

4. Заступникам Міністра оборони України, командувачам військ оперативних командувань, начальникам управлінь центрального апарату Міністерства оборони України, начальнику залізничних військ-начальнику управління залізничних військ, командирам корпусів, з`єднань, військових частин, начальникам військово-навчальних закладів, установ, організацій та підприємств Міністерства оборони України забезпечити виконання вимог наказу та якісне вивчення положень цих Інструкцій та Тимчасового положення посадовими особами, яким доручено ведення діловодства.

5. Заступникам Міністра оборони України, командувачам військ оперативних командувань, начальникам управлінь центрального апарату Міністерства оборони України, начальнику залізничних військ - начальнику управління залізничних військ привести нормативно-правові акти щодо діловодства у відповідність до вимог цих Інструкцій.

  1. Наказ Міністра оборони СРСР від 02.06.83 №170 вважати таким, що не застосовується у Збройних Силах України з 1 січня 1999 року.

  2. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника Адміністрації-помічника Міністра оборони України.

8. Наказ розіслати до окремої військової частини.
Міністр оборони України

генерал армії України О.КУЗЬМУК

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністра оборони України 11.11.98 №400
ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у Збройних Силах України


  1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства у Збройних Силах України (надалі-Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності та регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів у штабах, управліннях, відділах, службах, інспекціях центрального апарату Міністерства оборони України, в штабах, управліннях, відділах і службах управлінь видів Збройних Сил України, оперативних командувань, в об`єднаннях, з`єднаннях, військових частинах (на кораблях), у військово-будівельних частинах, установах, військово-навчальних закладах, арсеналах, на базах, складах, у військових комісаріатах, санаторно-курортних установах, управліннях та комендатурах військових гарнізонів та військових сполучень, на підприємствах, в організаціях та військових представництвах Міністерства оборони України (в подальшому-військові частини (установи) або військові частини та установи).

  1. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп`ютерів. Комп`ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

1.2. Особливості службового листування та діловодства визначаються:

1.2.1. За зверненнями громадян-Інструкцією* з цього питання.

  1. Щодо інформації з обмеженим доступом-Настановою по захисту державних секретів *.

1.3. Основним методом керівництва та управління військами (силами) є особисте спілкування між собою посадових осіб військових частин (установ).

Службове листування слід застосовувати лише за необхідності, коли немає умов для особистого спілкування, неможливо використовувати технічні засоби зв'язку або коли чинним законодавством передбачено складання письмового документа.

1.4. Службове листування військовими частинами (установами) ведеться за підпорядкуванням, за винятком листування між військовими частинами (установами), не підпорядкованими одна одній, або листування з цивільними установами та організаціями з різних питань службової діяльності.

Листування між підрозділами військової частини (установи), відділами та службами в об'єднанні й нижче, а також в управліннях забороняється.

1.5. Діловодство в Збройних Силах України ведеться державною мовою.

1.6. Службове листування з вищими органами державної влади, з міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, народними депутатами України ведеться тільки через відповідні структури Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України.

1.7. Службове листування з установами та громадянами (підлеглими) іноземних держав (крім держав-членів Співдружності Незалежних Держав), а також з представництвами України за кордоном ведеться через Головне управління зовнішніх зв'язків Міністерства оборони України.

1.8. Безпосередня відповідальність за забезпечення правильної організації діловодства і контролю за його веденням покладається на начальника штабу військової частини (установи), начальника закладу (управління).

Командири та начальники всіх ступенів зобов'язані:

здійснювати контроль за обов`язковим додержанням вимог Інструкції щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів;

вивчати характер службового листування та вживати рішучих заходів щодо його скорочення, забороняти ведення листування з таких питань, які можуть бути вирішені шляхом особистого спілкування або переговорів по технічних засобах зв'язку;

вимагати від підлеглих своєчасного виконання одержаних вказівок та розпоряджень;

не вимагати від підлеглих подання відомостей та документів, не передбачених табелями термінових донесень, яке не викликано необхідністю;

забезпечити суворий порядок щодо обліку, зберігання і використання бланків суворого обліку, печаток та штампів військових частин (установ);

організувати і систематично проводити з особовим складом військової частини (установи) заняття з вивчення вимог цієї Інструкції, здійснювати контроль за їх виконанням;

вживати заходів щодо раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення військових частин (установ) сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечити правильне користування дійсними та умовними найменуваннями військових частин (установ) під час виготовлення та відправки службових документів, звертаючи особливу увагу на правильність ведення листування з громадськими установами та організаціями;

своєчасно звільняти архіви військових частин (установ) від матеріалів, термін зберігання яких скінчився і які непотрібні для практичної роботи;

під час інспектування та перевірок військових частин (установ) вживати практичних заходів щодо скорочення листування та наведення належного порядку в діловодстві.

1.9. Весь особовий склад військових частин (установ), який працює зі службовими документами, зобов'язаний ретельно виконувати вимоги, встановлені цією Інструкцією, бути пильним і не допускати порушень, що можуть призвести до розголошення відомостей службового характеру або втрати службових документів, а також попереджувати дії (бездіяльність) інших осіб, які можуть призвести до таких наслідків.

1.10. Виготовлення бланків, книг, журналів, передбачених цією Інструкцією, та забезпечення ними військових частин (установ) покладено на Головне речове управління Тилу Міністерства оборони України та відповідні структурні підрозділи Генерального штабу Збройних Сил України, видів Збройних Сил України і оперативних командувань. Заявки на забезпечення бланками, книгами та журналами в наступному році надсилаються у встановленому порядку до 1 серпня поточного року. Фінансове забезпечення здійснюється Головним фінансовим управлінням Міністерства оборони України та фінансовим управлінням Генерального штабу Збройних Сил України.

1.11. Галузевий державний архів Міністерства оборони України, архіви оперативних командувань надають військовим частинам (установам) організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства.

  1. Документування управлінської діяльності військової частини (установи)

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у військовій частині (установі) є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. Управлінська діяльність військової частини (установи) здійснюється шляхом видання службових розпорядчих документів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних військових частин (установ), можуть прийматися спільні службові розпорядчі документи.

Видання службових розпорядчих документів військовою частиною (установою) визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про неї.

2.3. Підставами для прийняття розпорядчих документів у військовій частині (установі) є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування в частині, щодо повноважень в галузі оборонної роботи, накази (директиви), розпорядження Міністра оборони України, начальника Генерального штабу Збройних Сил України, рішення колегіальних органів і старших начальників;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання військовою частиною (установою) покладених на неї завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності військової частини (установи).

2.4. Розпорядчі документи, що надходять до військової частини (установи) від управлінь і штабів вищого рівня, доводяться до військових частин (установ), що належать до сфери її управління. Військова частина (установа) має право розсилати ксерокопії документів управлінь і штабів вищого рівня військовим частинам (установам), що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

2.5. Рішення колегіальних органів доводяться до військових частин (установ), що належать до сфери управління військової частини (установи), або конкретному виконавцю, шляхом надсилання їм наказів про введення в дію цих рішень.

2.6. У військових частинах (установах) визначається конкретний комплекс службових документів, передбачений номенклатурою справ, та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

  1. До службових документів належать текстові та графічні матеріали, виконані будь-яким способом: написані від руки, намальовані, накреслені, надруковані на машинці чи принтері електронно-обчислювальної машини, видані друком, електрографічним та іншими способами.

2.8. У Збройних Силах України використовуються такі службові документи (далі-документи): наказ, директива, розпорядження, доручення, постанова, протокол, положення, порадник, інструкція, правила, план, звіт, доповідь, донесення, акт, кінофотонегативи та позитиви, звуко - та відеозаписи, перфоровані картки і стрічки, програми, алгоритми, заявка, телеграма, телефонограма, службовий лист, довідка, доповідні та пояснювальні записки, припис, посвідчення про відрядження, відпускний квиток, графік відпусток та інші розроблені в установленому порядку документи.

2.8.1. Наказ командира (начальника)- основний розпоряджувальний документ (нормативно-правовий акт) військового управління, виданий на правах єдиноначальності командиром військової частини (начальником установи), містить норми, обов'язкові для виконання підлеглими.

2.8.2 Директива-обов`язковий до керівництва і здійснення акт вищого військового командування з метою забезпечення виконання прийнятого рішення щодо бойової підготовки, навчання, виховання, штатної організації та з інших питань життя і діяльності Збройних Сил України.

Директиви, як правило, видаються з проблемних питань, які потребують більш детального вивчення та опрацювання у Збройних Силах України з подальшим виданням відповідних наказів.

2.8.3. Розпорядження-розпорядчий документ, виданий начальником штабу військової частини (установи). Розпорядження також може видаватись начальником штабу від імені командира військової частини (начальника установи) або військовим комендантом гарнізону від імені начальника гарнізону.

2.8.4. Доручення-пояснення, що вказує, як діяти, що зробити.

2.8.5. Постанова-правовий акт, який приймається колегіальними органами. Текст постанови складається з двох частин: констатуючої й постановчої. В останній визначаються виконавець і строки виконання.

2.8.6. Протокол-документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях.

2.8.7. Положення-правовий акт, який визначає структуру, функції, компетенцію органу військового управління.

2.8.8. Порадник, інструкція, правила регламентують організаційні, науково-технічні, господарські, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності військових частин (установ) та посадових осіб.

Положення, порадники, інструкції та правила вводяться в дію (затверджуються) наказами відповідних посадових осіб.

2.8.9. План-перелік запланованих до виконання робіт або заходів, їх послідовність з вказанням строків виконання і виконавців.

2.8.10. Звіт, доповідь, донесення-відомості про виконання планів, завдань, доручень, проведення заходів та інші відомості, які надаються старшому начальнику.

2.8.11. Акт підтверджує встановлені факти і події, складається кількома особами і підлягає затвердженню посадовою особою в межах повноважень.

2.8.12. Заява-це офіційне повідомлення, в якому викладається певне прохання.

2.8.13. Телеграма-службовий документ для передачі розпоряджень та повідомлень тільки термінового характеру.

2.8.14. Телефонограма-термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується).

2.8.15. Службовий лист-один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності військ (сил).

2.8.16. Довідка-описування або стверджування тих або інших фактів і подій.

2.8.17. Доповідні та пояснювальні записки інформують командира (начальника) про певні факти і події, що склалися, про виконання окремих завдань, про ситуацію, що склалася.

Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки командира військової частини (начальника установи).

Пояснювальна записка-це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків військовослужбовця (працівника) на вимогу його командира (начальника), а в деяких випадках-з ініціативи підлеглого.

2.9. До службових видань (далі-видань) відносяться (за винятком видань, розрахованих на відкриту торгівлю): положення, порадники, інструкції, правила, курси, програми, навчальні та методичні посібники, нормативи, довідники, військово-навчальні плакати, експлуатаційна і ремонтно-технічна документація та інші документи, що регламентують службову діяльність, бойову підготовку військової частини (установи).

Видання повинні бути підписані та затверджені посадовими особами в межах своїх повноважень.

  1. Складання та оформлення документів

3.1. Складання документів

3.1.1. Для складання документів повинен використовуватися білий папір або папір світлих тонів форматів А3(297х420мм), А4(210х297мм) та А5(148х210мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

3.1.2. Документ, що складається у військовій частині (установі), повинен мати обов`язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення (додатки 1, 2, 3): кутовий штамп військової частини (установи)-автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов`язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Документи повинні мати такі поля:

ліве-35 мм, верхнє-не менш як 10 мм, праве і нижнє-не менш як 8 мм.

Якщо використовується зворотна сторона аркуша, то розміри полів повинні бути:

ліве і нижнє-не менш як 8 мм, верхнє-не менш як 10 мм, праве-35 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, підготовлені кількома військовими частинами (установами), наприклад накази, оформляються не на бланках.

3.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен, як правило, містити одне питання.

3.1.4. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів управлінь і штабів вищого рівня, повинні вміщувати в тексті документа посилання на них чи мати в кінці приписку: ”Підстава:...” з указанням найменування, дати та номера документа (наприклад, наказ Міністра оборони України від 20.08.94 №150 “Назва наказу”).

3.1.5. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

Якщо засідання стенографується, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Текст протоколу може складатися з одного або кількох розділів, кожен з яких ділиться на три частини, що починаються словами: СЛУХАЛИ; ВИСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (УХВАЛИЛИ). Після цих слів ставиться двокрапка.

3.1.6. Складання документа має починатися з вивчення суті питання, яке підлягає урегулюванню, чинного з цього питання законодавства, наказів, директив та довідкового матеріалу.

Проекти документів складаються в робочих зошитах або на окремих аркушах.

3.1.7. Документи складаються від імені юридичної особи - військової частини (установи).

3.1.8. Під час виконання документів необхідно дотримуватися правил, що забезпечують законність та найбільшу доцільність документів, а також сприяють оперативному їх обліку і виконанню.

3.1.9. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об`єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Терміни, застосовані в документах, мають відповідати термінології, прийнятій у законодавстві та в Збройних Силах України, і вживатися в одному й тому ж значенні (тлумаченні) по всьому тексту документа.

Термінологія має перевірятися за статутами, порадниками та іншими документами, а також за довідниками та словниками.

3.1.10. Документ повинен:

відповідати чинному законодавству, наказам, директивам та іншим керівним документам вищестоящих командирів (начальників);

не дублювати вимоги, які містяться в раніше виданих документах, а за необхідності мати посилання на них;

бути лаконічним, чітким, без використання формулювань, що мають двояке тлумачення;

базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.

Якщо вживаються спеціальні чи нові терміни, то необхідно дати відповідні пояснення їх значення у тексті або в примітках.

3.1.11. Під час складання документів рекомендується:

користуватися простими реченнями;

застосовувати стійкі словосполучення й терміни;

якщо обсяг тексту значний, то в документі слід викладати лише головні питання, а інший матеріал приводити в додатках до документа, наприклад, такими додатками повинні бути інструкції, положення, порадники, правила, плани заходів тощо (далі-інструкції);

використовувати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку, означення стоїть перед означуваним словом), а вставні слова й вирази "зважаючи на те, що", "у зв'язку з тим", "як правило" - на початку речення;

не використовувати застарілі слова та вирази (архаїзми), застарілі канцелярські звороти, слова і вирази місцевого діалекту;

не застосовувати зайвих слів, що не вносять нічого нового в зміст речення;

скорочення використовувати лише в тих випадках, якщо вони повторюються двічі й більше, з обов'язковою розшифровкою в тексті після першого згадування.

3.1.12. Текст телеграми повинен викладатися без абзаців, сполучників, прийменників та розділових знаків, якщо при цьому не перекручується її зміст. В телеграмі не допускається перенос слів та виправлення, підпис пишеться з нового рядка. Числа у тексті пишуться літерами.

Вихідні телеграми (додаток 4) пишуться (друкуються) на чистих аркушах білого паперу і засвідчуються печаткою "Для телеграм".

3.1.13. Відповідно до вимог правопису української мови під час складання документів пишуться з прописної літери:

усі слова в назвах вищих органів державної влади і державного управління (Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України), в назвах партій та їх вищих органів, крім слів "партія" та "з'їзд" (Республіканська партія України, з'їзд Спілки офіцерів України);

перше слово в назвах міністерств, відомств, державних комітетів України, їх головних та центральних управлінь, місцевих органів влади (Міністерство оборони України, Служба безпеки України, Державний комітет водного господарства України, Головне управління Генерального штабу Збройних Сил України, Рада народних депутатів);

географічні назви місцевості у назвах обласних, міських і районних органів влади, профспілкових, господарських і суспільних органів (Київська область, Залізнична районна Рада народних депутатів);
  1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України iconН А К А з міністра оборони України
Наказ Міністра оборони України від 26 жовтня 1993 року n 084 визнати таким, що втратив чинність
Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України iconНаказ Міністра оборони України
Це Положення визначає структуру, завдання та функції, порядок роботи органів безпеки дорожнього руху Міністерства оборони України,...
Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України iconНаказ Міністра оборони України
Положення Інструкції розповсюджуються на органи військового управління всіх рівнів, об’єднання, з’єднання, військові частини (кораблі),...
Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України iconНаказ Міністра оборони України
Положення Інструкції розповсюджуються на органи військового управління всіх рівнів, об’єднання, з’єднання, військові частини (кораблі),...
Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України iconНаказ
Наказ Міністра оборони України від 17 березня 2003 року №65 «Про затвердження Положення про Збори офіцерів у Збройних Силах України»...
Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України iconМіністерство оборони україни
Ввести в дію Положення про комісії з питань попередження травматизму серед військовослужбовців, працівників військових частин, установ,...
Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України iconНаказ
України 12. 03. 2001, “Про ступеневу освіту з обж”, вимог “Положення про навчально-матеріальну базу Цивільної оборони України”, затвердженого...
Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України iconЗ м І с т
Заступника міністра оборони україни – командувача сухопутними військами збройних сил україни
Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України iconН А К А з міністра оборони України
України на мирний час та організації раціонального харчування військовослужбовців згідно з нормами, затвердженими постановою
Міністерство оборони україни наказ Міністра оборони України iconПерелік (номенклатура) засобів, що підлягають списанню
Керівництва по списанню з обліку матеріальних та грошових засобів у зс україни, введеного наказом Міністра оборони України від 21....
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2014
звернутися до адміністрації
uchni.com.ua
Головна сторінка