Наказ




НазваНаказ
Дата конвертації27.03.2013
Розмір82.4 Kb.
ТипДокументы
uchni.com.ua > Фізика > Документы




УКРАЇНА

СЕЛИДІВСЬКА МІСЬКА РАДА

УПРАВЛІННЯ ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОГО ЗАХИСТУ НАСЕЛЕННЯ
НАКАЗ
Від 31.07.2007 № 01/7-34 Селидове


Про затвердження порядку забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Управлінням праці та соціального захисту населення Селидівської міської ради та Головним управлінням праці та соціального захисту населення облдержадміністрації , іншими органами виконавчої влади й органами місцевого самоврядувння


З метою створення системи термінового інформаційного обміну документами з використанням електронної пошти між Управлінням та Головним управлінням праці та соціального захисту населення облдержадміністрації , іншими органами виконавчої влади й органами місцевого самоврядувння
НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Управлінням праці та соціального захисту населення Селидівської міської ради та Головним управлінням праці та соціального захисту населення облдержадміністрації , іншими органами

виконавчої влади й органами місцевого самоврядувння (далі — Порядок) , що додається .

2. Призначити відповідальною особою за роботу з системою термінового обміну службовими документами електронною поштою між Управлінням праці та соціального захисту населення Селидівської міської ради та Головним управлінням праці та соціального захисту населення облдержадміністрації , іншими органами

виконавчої влади й органами місцевого самоврядувння (далі — Система) спеціаліста з питань діловодства і контролю Козлову Ірину Володимірівну .

3. Призначити відповідальною особою за технічне супроводження Системи провідного спеціаліста по супроводженню програмних продуктів Хацько Ольгу Григорівну .

4. Встановити режим роботи Системи з 8:00 до 17:00 , в п’ятницю – до 16:45 .

5. Керівникам структурних підрозділів забезпечувати дотримання встановленого Порядку у разі необхідності термінового обміну службовими документами .

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника начальника управління Сирих Л.А..

Начальник управління І.М.Гришкова

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ начальника управління

31.07.2007 № 01/7-34


ПОРЯДОК

забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Управлінням праці та соціального захисту населення Селидівської міської ради та Головним управлінням праці та соціального захисту населення облдержадміністрації , іншими органами виконавчої влади й органами місцевого самоврядувння
^

1. Загальні положення


1.1. Даний Порядок забезпечення функціонування системи термінового обміну

документами з використанням електронної пошти між Управлінням праці та соціального захисту населення Селидівської міської ради та Головним управлінням праці та соціального захисту населення облдержадміністрації , іншими органами

виконавчої влади й органами місцевого самоврядувння (далі — Порядок) розроблений з метою створення системи термінового інформаційного обміну документами з використанням електронної пошти між Управлінням та Головним управлінням праці та соціального захисту населення облдержадміністрації , іншими органами виконавчої влади й органами місцевого самоврядувння (далі — Система).

Система створюється з метою підвищення оперативності обміну службовими документами і застосовується для:

- попереднього погодження документів;

- одержання завдань керівництва Головного управління праці та соціального

захисту населення облдержадміністрації ;

- оперативного повідомлення про виконання завдань ;

- обміну іншими службовими документами .

1.2. Даний порядок застосовується разом з Інструкцією з діловодства в Управлінні праці та соціального захисту населення Селидівської міської ради, затвердженою наказом начальника управління від 23.07.2007 № 01/7- 31, лише для прискорення процесу інформування. Електронні копії документів (далі — ЕКД) не заміняють документів на паперовому носієві.

Засобом передачі (обміну) ЕКД між суб’єктами інформаційного обміну є електронна пошта.

Суб’єктами інформаційного обміну з використанням Системи є Головне управління праці та соціального захисту населення облдержадміністрації , Міністерство праці та соціальної політики України, інші центральні та місцеві органи виконавчої влади за необхідністю , Селидівська міська рада та її органи , інші органи місцевого самоврядування занеобхідністю.

Використання Системи для надсилання персональних та комерційних повідомлень, або матеріалів з конфіденційною та таємною інформацією забороняється.
^

2. Організаційні питання


2.1. Для забезпечення роботи Системи в Управлінні призначаються відповідальні особи за роботу з системою термінового обміну службовими документами електронною поштою та за її технічне супроводження.

2.2. На відповідальну особу за роботу з Системою покладаються обов’язки:

-щодо негайного інформування начальника управління про отримані

через Систему документи ;

- з відправлення службових документів з використанням Системи;

- з реєстрації отриманих (відправлених) ЕКД ;

- з передачі ЕКД виконавцям в установленому порядку ;

- із збереження паперової копії повідомлення про відправку ЕКД.

2.3. На відповідальну особу за технічне супроводження Системи покладаються наступні обов’язки:

- забезпечення налаштувань робочих місць відповідальних осіб за роботу з системою за її технічне супроводження;

- забезпечення роботи Системи та організація її технічного обслуговування;

- оновлення електронних адрес абонентів Системи;

- організація антивірусного захисту кореспонденції, що приймається та передається;

- інформування Головного управління праці та соціального захисту населення облдержадміністрації про зміну реєстраційних даних відповідальних осіб;

- надання консультативної допомоги виконавцям при відправці ЕКД з використанням Системи.

2.4. На виконавця структурного підрозділу Управління , який готує документи для відправлення ЕКД з використанням Системи, покладаються наступні обов’язки:

- з підготовки службових документів, які повинні бути відправлені з використанням Системи;

- з підготовки списку електронної розсилки.
^

3. Порядок підготовки ЕКД


3.1. Службовий документ, ЕКД якого підлягає відправленню з використанням Системи, готується виконавцем структурного підрозділу Упраління відповідно до Інструкції з діловодства в Управлінні праці та соціального захисту населення Селидівської міської ради, затвердженої наказом начальника управління від 23.07.2007 № 01/7- 31На другому примірнику службового документа, який відправляється з використанням Системи, керівником структурного підрозділу виконавця робиться позначка: “Для термінової відправки електронною поштою” і до документа надається список електронної розсилки ( за необхідності ).

3.2 . Файл ЕКД службового документа подається у стандартному форматі RTF або DOC, збереженими в некомпресованому чорно-білому TIFF-форматі.
^

4. Порядок прийому ЕКД


4.1. Прийом ЕКД здійснюється у робочі дні з 8:00 до 17:00 , в п‘ятницю-

до16:45 .

4.2. У разі надходження ЕКД на адресу Управління відповідальна особа за роботу з Системою роздруковує отриману з використанням Системи ЕКД та негайно інформує начальника Управління про її отримання.

4.3. Після накладення начальником Управління резолюції на отриману з використанням Системи роздруковану ЕКД, відповідальна особа за роботу з Системою реєструє та направляє виконавцям відповідно до вимог Інструкції з діловодства в Управлінні праці та соціального захисту населення Селидівської міської ради, затвердженої наказом начальника управління від 23.07.2007 № 01/7- 31.
^

5. Порядок відправки ЕКД


5.1. Відправка ЕКД службового документа здійснюється у робочі дні з 8:00 до 17:00 , в п‘ятницю- до16:45 .

5.2. Відправку ЕКД службового документа з використанням Системи здійснює відповідальна особа за роботу з Системою при допомозі відповідальної особи за технічне супроводження Системи (за необхідністю ) .

5.3. У разі відправки ЕКД службового документу відповідальна особа за роботу з Системою повинна роздрукувати та зберегти паперову копію повідомлення про відправку ЕКД. Електронна копія повідомлення про відправку ЕКД зберігається в Системі протягом доби з моменту відправки ЕКД.
^

6. Вимоги до налаштування робочого місця відповідальних осіб за роботу з Системою


6.1. Комп’ютери для роботи у Системі повинні мати конфігурацію не нижче Pentium III, 800 МГц та 256 Мб оперативної пам’яті.

6.2. На комп’ютері повинна бути встановлена операційна система Windows2000 або Windows XP та підключено пристрій для сканування.

6.3. Для роботи з документами використовується MS Office XP.

6.4. Для роботи Системи повинна використовуватися стандартна програма електронної пошти Outlook Express, в якій необхідно створити електронну скриньку та здійснити наступні операції:

- встановити на комп’ютері електронні адреси;

- використовуючи режим “Сервіс" — “Облікові записи" — “Пошта" — “Властивості" — “Загальні”, увести такі поля:

Ім’я — найменування органу виконавчої влади — “Термінова пошта";

Організація — найменування органу виконавчої влади;

Зворотна адреса — електронна пошта;

- занести до адресної книги всіх відповідальних осіб Системи;

- для полегшення вибору адреси, створити в адресній книзі групу для адрес відповідальних осіб “Термінова розсилка” та перенести потрібні адреси з адресної книги;

- у папці “Вхідні” створити папку “Термінова розсилка";

- настроїти створену папку на прийом повідомлень, використовуючи режим “Сервіс" — “Правила для повідомлень" — “Пошта" — “Правила для пошти" — “Створити";

- відкрити вікно “Створити правило для пошти”. У вікні помітити поля “Шукати повідомлення, що містять адреси в полі “Від” та “Перемістити в задану папку";

- вибрати в третьому вікні “Створити правило для пошти” підкреслений параметр “що містять адреси” та заповнити адресами відповідальних осіб Системне поле “Адреси правил”, використовуючи режим “Адресна книга";

- вибрати в третьому вікні “Створити правило для пошти” підкреслений параметр “задану” та вказати папку “Термінова розсилка";

- вийти з режиму, натискаючи “ОК”.

Електронна скринька підготовлена для роботи в Системі.


Схожі:

Наказ iconНаказ
Наказ 01. 09. 2011 n 170 Про затвердження Порядку проведення містобудівного моніторингу
Наказ iconНаказ
Наказ 16. 11. 2011 n 290 Про затвердження Порядку розроблення містобудівної документації
Наказ iconНаказ
Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства праці та соціальної політики n 1 від 09. 01. 2007
Наказ iconНаказ
...
Наказ iconУманська районна державна адміністрація відділ освіти наказ
У відділі освіти забезпечено проведення особистого прийому громадян та видано наказ від 28. 01. 2011 №15
Наказ iconНаказ про затвердження положень про охорону праці 3
Наказ про призначення комісії по періодичному огляду технічного стану будівлі закладу
Наказ iconНаказ
Наказ Міністра оборони України від 17 березня 2003 року №65 «Про затвердження Положення про Збори офіцерів у Збройних Силах України»...
Наказ icon«погоджено» «затверджено»
Типового положення про атестацію педагогічних працівників України (наказ мо україни від 20. 08. 1993 р. №310), зі змінами та доповненнями...
Наказ iconАптеки, завдання, функції, класифікація, вимоги до діяльності
Стандарти акредитації аптечних установ” Наказ моз україни №2 від 12 січня 98 р., що передбачають належну аптечну практику; планується...
Наказ iconДнз «Кам’янець-Подільський професійний будівельний ліцей» наказ №2
України від 14. 12. 2000р. №588, положенням про організацію навчально-виробничого процесу у професійно-технічних навчальних закладах...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2014
звернутися до адміністрації
uchni.com.ua
Головна сторінка