07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію




Назва07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію
Сторінка2/5
Дата конвертації12.03.2013
Розмір0.67 Mb.
ТипДокументы
uchni.com.ua > Інформатика > Документы
1   2   3   4   5

^ 4. Розмноження і розсилання (відправлення) документів
18. Відповідальність за випуск документів з грифом «ДСК», що тиражуються в апараті районної державної адміністрації, несе начальник відділу фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації, у структурних підрозділах районної державної адміністрації – керівник відповідного структурного підрозділу.

Документи з грифом «ДСК», одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.
19. Друкування документів з грифом «ДСК», що надсилаються до інших підприємств, організацій, установ за підписом голови районної державної адміністрації та його заступників, здійснюється з чернеток, які складаються виконавцями на окремих аркушах паперу, а також машинних носіях, які зареєстровані в журналі обліку магнітних носіїв, що ведеться за формою 5.
20. Друкування документів з грифом «ДСК», що надсилаються до інших підприємств, організацій, установ за підписом голови районної державної адміністрації та його заступників, здійснюється в загальному відділі. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка «ДСК».

Гриф «ДСК», номер примірника документа та, у разі необхідності, позначка «Особисто» чи «Літер «М» зазначається на першому (титульному) аркуші вгорі праворуч кожного його примірника.

На кожному примірнику надрукованого проекту документа внизу ліворуч зворотного боку останнього аркуша зазначається:

кількість надрукованих примірників;

прізвище виконавця та, у разі потреби, номер його телефону;

прізвище особи, яка друкувала документ;

дата друкування;

назва файлу (в разі підготовки документа із застосуванням засобів обчислювальної техніки) .

Друкування документів з грифом «ДСК», а також обробка інформації обмеженого доступу з використанням засобів обчислювальної техніки дозволяється за умови створення комплексної системи захисту інформації та проведення в порядку, встановленому Адміністрацією Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, державної експертизи зазначеної системи на відповідність вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації, за результатами якої видається атестат відповідності.

Друкування документів обмеженого доступу з грифом «ДСК» з використанням засобів обчислювальної техніки здійснюється в такій послідовності:

20.1. Виконавець погоджує необхідність друкування документа на бланку керівником апарату районної державної адміністрації або заступника голови районної державної адміністрації, відповідно до розподілу обов’язків, та відповідальним працівником загального відділу з проставленням на чернетках відповідних віз.

20.2. Начальник загального відділу дає дозвіл на друкування документа.

20.3. Друкарка друкує документ з урахуванням вимог інструкцій.

20.4. Для з’ясування незрозумілих місць у тексті чернетки або
інших питань щодо змісту, що виникають під час виготовлення проекту документа, оператор друкарка звертається до виконавця.

Друкарці забороняється ознайомлювати зі змістом документів, що друкуються, осіб, які не мають до них відношення.

20.5. Надрукований документ з відміткою у відповідному журналі (журнал обліку підготовлених документів) передається виконавцю, який, у свою чергу, передає документ на підпис голові районної державної адміністрації чи його заступникам через працівника загального відділу, який відповідає за роботу з документами з грифом «ДСК».

20.6. Під час отримання надрукованого проекту документа виконавець зобов'язаний перевірити наявність на ньому назви файлу та грифа «ДСК», кількість аркушів та примірників, кількість аркушів чернетки та звірити ці дані із записами в журналі підготовлених документів.

У разі відсутності виконавця надрукований проект документа може бути виданий його керівникові.

Після закінчення робочого часу надруковані, але не видані виконавцям документи або ті, що не повністю віддруковані, та їх чернетки зберігаються в опечатаному сейфі (металевій шафі) у загальному відділу (кімната 10).

20.7. Підписані документи з грифом «ДСК» реєструються та відправляються працівником загального відділу, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК». Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та працівником загального відділу про що на копії вихідного документа робиться запис: «Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи».

Один примірник документа, який надсилається іншим підприємствам, установам, організаціям, друкується на бланку, другий – долучається до справи. Цей примірник оформлюється не на бланку районної державної адміністрації, але повинен мати всі реквізити першого примірника документа, відмітку про те, хто підписав документ, дату підпису, а також візу виконавця.

20.8. Працівник загального відділу після реєстрації документа з грифом «ДСК» повідомляє оператору реєстраційний номер документа для внесення його у відповідний журнал.
21. Документи з грифом «ДСК» розмножуються в спеціально обладнаних приміщеннях.

Технічні засоби, призначені для розмноження документів (далі – розмножувальний пристрій), повинні відповідати вимогам і правилам з питань технічного захисту інформації.

Документи розмножують у мінімально необхідній кількості примірників.

Розмноження документів на замовлення інших підприємств, установ, організацій здійснюється тільки за їхніми письмовими запитами-заявками за дозволом керівника апарату районної державної адміністрації, начальника структурного підрозділу районної державної адміністрації відповідно.

Розмножені документи надсилаються до інших підприємств, установ, організацій відповідно до вимог цієї Інструкції.

Документи розмножуються в апараті районної державної адміністрації з дозволу керівника апарату обласної державної адміністрації на підставі наряду на розмноження документів, складеного за формою 7 згідно з додатком 7.

Наряд заповнюється розбірливо від руки або машинописним способом та підписується керівником відповідного структурного підрозділу.

Розмножувати документи у кількості, більшій ніж зазначено в наряді, за винятком заміни зіпсованих аркушів, забороняється.

Наряд реєструється в журналі обліку нарядів на розмноження документів, що ведеться за формою 8 (додаток 8).

На нарядах на розмноження документів за замовленням інших підприємств, установ, організацій через косу риску після наданого номера проставляється вхідний номер запиту-заявки.

У відділі фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації оригінали (примірники для виготовлення копій) документів і наряди реєструються в журналі обліку виконання робіт за нарядами, що ведеться за формою 9 (додаток 9).

Спеціаліст, який виконував роботу із розмноження документів, повертає до загального відділу за підписом у журналі за формою 9 виготовлені примірники документів разом із оригіналом (примірником для виготовлення копій) і нарядом.

Роботи з розмноження документів обмеженого доступу з грифом «ДСК» проводяться окремо від робіт із розмноження несекретних документів.

На всіх стадіях процесу розмноження документів виконавці зобов’язані утримувати свої робочі місця в стані, що виключає можливість втрати документів, перевіряти, чи не залишилися в неналежних місцях документи, їх окремі аркуші, браковані аркуші, друкарські форми тощо.

Після розмноження кожного окремого документа розмножувальний пристрій обов’язково перевіряється з метою недопущення несанкціонованого відтворення з нього інформації.

Після розмноження на останньому аркуші оригінала (примірника для виготовлення копій) документа пишеться від руки: «Додатково розмножено документ № ___ у ___прим., на (____арк.». Штамп (запис) завіряється підписом особи, яка виконувала роботу з розмноження документа, із зазначенням дати її виконання.
22. Під час розмноження документів з грифом «ДСК» з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до чинного законодавства України.
23. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом «ДСК» здійснюється на підставі розрахунків за формою 10 (додаток 10), підписаних керівником підрозділу, у якому підготовлено документ з грифом «ДСК», погоджених начальником загального відділу та затверджених керівником апарату районної державної адміністрації, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

Розрахунок розсилання складається на звороті останнього аркуша примірника, що залишається у справі, або на окремому аркуші.
24. Позначка «Особисто» проставляється на документі з грифом «ДСК», який підлягає врученню особисто адресатові або уповноваженій ним особі.

На проектах документів з грифом «ДСК» з позначкою «Особисто» зазначаються посада та прізвище адресата.

Якщо документи з грифом «ДСК» надсилаються із супровідним листом, вони є додатками до нього.

У разі коли повна назва додатків зазначається у тексті супровідного листа, після основного тексту розміщується слово «Додаток» і зазначаються: порядковий номер додатка, його реєстраційний номер, номери примірників та їх кількість, гриф обмеження доступу та кількість аркушів примірника. У разі надсилання супровідного листа кільком адресатам, а додатків до нього окремим з них, зазначається кому вони надсилаються.

Якщо документ має додатки, повна назва яких не зазначена у тексті, то крім наведених даних необхідно після порядкового номера зазначити повну назву додатка. Кожний додаток до документа з грифом «ДСК» повинен мати окрему порядкову нумерацію аркушів. Супровідні листи та кожний із додатків до них реєструються за різними номерами.

У разі коли документ з грифом «ДСК» має п’ять і більше додатків, може складатися їх опис із зазначенням необхідних реквізитів документів з грифом «ДСК», які до нього входять, а у супровідному листі зазначається: «Додаток згідно з описом №____на___аркушах».
25. Пересилання документів з грифом «ДСК» до інших організацій у межах України здійснюється фельд’єгерями фельдзв’язку, кур’єрами спецзв’язку, кур’єром загального відділу та цінними поштовими відправленнями за реєстрами, розносними книгами або розписками.

Для пересилання кореспонденції підрозділами Державної фельд’єгерської служби України та державними підприємствами спеціального зв’язку оформляється реєстр за формою, установленою цими органами, в необхідній кількості примірників. У реєстрі зазначаються номери пакетів (документів), що відсилаються, адреса одержувача та гриф вкладень.

У разі передачі кореспонденції фельд’єгерям чи кур’єрам спецзв’язку для доставки до підрозділів фельдзв’язку (спецзв’язку) в реєстрах робиться запис із зазначенням дати і часу приймання-передачі, прізвища фельд’єгеря (кур’єра), що засвідчується підписом та печаткою.
26. Документи з грифом «ДСК» відправляються працівником загального відділу, у структурних підрозділах районної державної адміністрації – відповідальним працівником, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК» (за винятком документів з грифом «ДСК», що відправляються через режимно-секретний підрозділ районної державної адміністрації).

Відповідальний працівник за роботу з документами з грифом «ДСК» перед відправленням документів перевіряє наявність усіх примірників та аркушів надрукованих документів, відповідність їх реєстраційних номерів номерам в облікових формах, наявність підпису керівника організації чи інших посадових осіб, правильність адресування, наявність додатків та їх оформлення.

У разі відправлення документів із супровідним листом на пакеті проставляється реєстраційний номер супровідного листа.

Документи можуть бути відправлені адресатам за своїми реєстраційними номерами без супровідних листів, якщо призначення цих документів не вимагає пояснень.

У разі відправлення документів без супровідних листів на пакетах, у які вкладено ці документи, зазначаються реєстраційні номери всіх документів із зазначенням номерів примірників, а до облікових форм заноситься номер реєстру та дата відправлення.

Вхідні документи повертаються підприємствам, установам, організаціям за вхідними номерами у разі коли відповіді на запитання, які в них містяться, викладаються у вигляді резолюції чи довідки короткого змісту. У таких випадках в облікових формах вхідних документів проставляється номер реєстру та дата відправлення.

Для пересилання документів з грифом «ДСК» використовуються пакети, виготовлені з цупкого світлонепроникного паперу. На їх зворотному боці ставиться відтиск печатки «Для пакетів», який повинен охоплювати всі клапани конверта (на великих пакетах – п’ять відтисків печатки).

На пакеті проставляються такі реквізити:

у правому верхньому куті – гриф «ДСК», підпис особи яка вкладала документи у пакет, засвідчені печаткою «Для пакетів», у разі потреби –позначка «Літер «М» або «Особисто»;

зверху посередині, у разі потреби, – позначка «Терміново», засвідчена підписом і печаткою «Для пакетів»;

у центрі – найменування одержувача, його адреса, зліва під нею – реєстраційні номери вкладених документів, справа – найменування відправника (прізвища та посади не зазначаються) та його адреса.

На конвертах (упаковках) документів з грифом «ДСК» забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів.
^ 5. Формування виконаних документів у справи
27. Документи з грифом «ДСК» після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурою справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні журнали на документи з грифом «ДСК».
28. Документи з грифом «ДСК» в районній державній адміністрації формуються в окремі справи.

Номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї чи двох (вхідна, вихідна) справ із заголовком «Службові документи з грифом «ДСК». Термін зберігання таких справ не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕК» (експертна комісія).
29. Після закінчення діловодного року, на початку наступного року, як правило протягом січня – березня, справа «Службові документи з грифом «ДСК» переглядається посторінково членами експертної комісії районної державної адміністрації та, у разі потреби, приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі «Службові документи з грифом «ДСК» містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка «ЕК» у графі номенклатури справ «Термін зберігання» закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.
30. Справи з документами з грифом «ДСК» повинні мати внутрішні описи згідно з формою 11 (додаток 11).
^ 6. Використання документів.

Зняття грифа «Для службового користування»
31. Ознайомлення та опрацювання документів з грифом «ДСК» в апараті районної державної адміністрації та її структурних підрозділах здійснюється в такій послідовності:
31.1. При надходженні документа з грифом «ДСК» до районної державної адміністрації, її структурного підрозділу працівник, відповідальний за роботу з документами з грифом «ДСК», приймає пакет чи документ (див. п. 9).
31.2. Відповідальний працівник реєструє документ з грифом «ДСК» в журналі (додаток 4).

31.3. Зареєстрований документ передається працівником загального відділу на розгляд голові районної державної адміністрації.

31.4. За результатами розгляду на титульній частині документа чи його звороті проставляється резолюція щодо його виконання, дата та підпис.

31.5. Розглянутий головою районної державної адміністрації документ передається начальником загального відділу який у журналі за формою 4 робить відмітку про дату повернення документа.

31.6. Працівник, відповідальний за роботу з документами з грифом «ДСК», вносить резолюції до журналу (додаток 4) та передає документ виконавцям згідно з резолюцією.

31.6.1. У разі коли в резолюції зазначений заступник голови обласної державної адміністрації ознайомлення з документами здійснюється особисто працівником загального відділу, якому доручена робота з документами з грифом «ДСК».

31.6.2. У разі коли в резолюції зазначений начальник структурного підрозділу районної державної адміністрації документ та супровідний лист за формою 12 (додаток 12) передається через кур’єра загального відділу з відміткою у розносній книзі.

Якщо документ терміновий, відповідальний працівник загального відділу запрошує зазначеного в резолюції виконавця для ознайомлення особисто.

31.6.3. У разі коли в резолюції зазначений керівник сторонньої організації документ та супровідний лист за формою 12 запечатуються в пакет, який передається виконавцю фельдзв’язком, спецзв’язком або цінним поштовим відправленням.
32. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом «ДСК» для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах або інших громадських місцях.
33. Передача службової інформації каналами зв’язку здійснюється лише з використанням засобів технічного захисту інформації.
34. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом «ДСК» з дозволу голови районної державної адміністрації за наявності письмового запиту організацій, у яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
35. Справи та видання з грифом «ДСК» видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань за формою 13 (додаток 13).
36. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом «ДСК» працівниками районної державної адміністрації проводиться з дозволу голови районної державної адміністрації, першого заступника, заступників голови районної державної адміністрації, керівника апарату районної державної адміністрації, у структурних підрозділах районної державної адміністрації – з дозволу начальника структурного підрозділу відповідно.

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом «ДСК», одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.

Витяги із документів «ДСК» (за винятком зроблених у робочих зошитах), а також копії вхідних документів та документів, що створені в районній державній адміністрації у попередні роки з грифом «ДСК», реєструються за новими реєстраційними номерами в журналі за формою 4.

На документах «ДСК», з яких виготовлено копію чи зроблено витяг, та у відповідних облікових формах працівником, відповідальним за роботу з документами з грифом «ДСК», робляться відмітки про кількість виготовлених примірників або з яких частин документа «ДСК» (аркушів, розділів, глав, пунктів, абзаців тощо) і в якій кількості зроблено витяги, а також за якими номерами зареєстровано виготовлені копії чи витяги.
37. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом «ДСК» періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється експертною комісією під час передачі справ до архівного підрозділу, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5 – 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державного архіву Харківської області.
38. Рішення про зняття грифа «ДСК» з власного документа приймається експертною комісією з питань віднесення інформації, якій надається гриф обмеження доступу «Для службового користування».

Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується головою обласної державної адміністрації. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, із яких знімається гриф «ДСК».

Один примірник акта разом із справами передається до архівного відділу районної державної адміністрації, а справи постійного зберігання – до державного архіву Харківської області. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).
39. На обкладинках справ гриф «ДСК» погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.
1   2   3   4   5

Схожі:

07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconНаказ
«Для службового користування» (протокол №1 від 20. 06. 2011) на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconНака з начальника генерального штабу
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893 “Про затвердження інструкції про порядок обліку,...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПорядок обліку, використання, зберігання печаток І штампів у Великобурлуцькій...
Цей Порядок визначає процедуру обліку, використання та зберігання печаток І штампів в апараті та структурних підрозділах Великобурлуцької...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядження
З метою визначення порядку оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень в Великобурлуцькій районній державній...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПоложення про загальний відділ апарату районної державної адміністрації
Положенням про архів Великобурлуцької районної державної адміністрації, Порядком обліку, використання, зберігання печаток І штампів...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПерелік відомостей, що становить службову інформацію
Документам, що містять інформацію, яка становить службову інформацію, присвоюється гриф „для службового користування”. Доступ до...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПоложення про Центр надання адміністративних послуг при Великобурлуцькій...
Центр надання адміністративних послуг при Великобурлуцькій районній державній адміністрації (далі центр) утворюється з метою забезпечення...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРішення засідання колегії Великобурлуцької районної державної адміністрації
Про підсумки роботи з контрольними документами у Великобурлуцькій районній державній адміністрації за 2010 рік
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядження
Про затвердження регламенту Центру надання адміністративних послуг при Великобурлуцькій районній державній адміністрації
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПерелік відомостей, що становлять службову інформацію, якій присвоюється...
Відомості про ліміт вилучення техніки для забезпечення потреб Збройних Сил України, інших військових формувань на рівні міста
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2014
звернутися до адміністрації
uchni.com.ua
Головна сторінка