07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію




Назва07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію
Сторінка3/5
Дата конвертації12.03.2013
Розмір0.67 Mb.
ТипДокументы
uchni.com.ua > Інформатика > Документы
1   2   3   4   5

^ 7. Відбір документів для зберігання і знищення
40. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом «ДСК», розгляд і затвердження її результатів здійснюються відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня
1995 року № 853.

Під час проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом «ДСК» допуск працівників сторонньої організації до зазначених документів здійснюється за письмовим дозволом голови районної державної адміністрації, начальника структурного підрозділу районної державної адміністрації відповідно.
41. Справи документів з грифом «ДСК» до архівного відділу організації передаються в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом «ДСК», включаються в опис за формою 15 (додаток 15) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

На справи з документами з грифом «ДСК» з терміном зберігання
до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного відділу здійснюється за номенклатурою справ.
42. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється в порядку, встановленому чинним законодавством України.
43. Справи з грифом «ДСК» постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому чинним законодавством порядку, з обов’язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.
44. Знищенню підлягають документи, справи та інші матеріальні носії службової інформації, що втратили практичне значення і не мають наукової, історико-культурної або іншої цінності, термін зберігання яких минув. Такі матеріальні носії інформації з грифом «ДСК» підлягають знищенню на підставі рішення експертної комісії, затвердженого у встановленому порядку.

Знищення документів і справ з грифом «ДСК» здійснюється із складанням акта на знищення документів і справ за формою 16 (додаток 16), який розглядається експертною комісією районної державної адміністрації
(її структурного підрозділу) та затверджується головою районної державної адміністрації (начальником структурного підрозділу).
45. Знищення документів з грифом «ДСК» здійснюється шляхом подрібнення, що гарантує неможливість відновлення тексту; набори тексту розбираються, магнітні записи розмагнічуються.

Відібрані для знищення документи, справи і облікові форми заносяться до актів за формою 16 (додаток 16) окремою позицією. Дані про документи і справи, занесені до акта, повинні бути ідентичні даним, зафіксованим у формах обліку.

Якщо справа складається з кількох томів, кожний том записується окремо, а в графі «Назва справи чи документа» замість назви другого і наступних томів пишуться слова «Те саме».

Якщо із справи, що підлягає знищенню вилучаються окремі документи для подальшої роботи, в акті зазначається, які документи та із яких справ вилучені (реєстраційні номери і назви документів, номери справ і аркушів), а також у які нові справи і за якими номерами аркушів підшиті вилучені документи або зареєстровані за обліковими формами поточного року. В облікових формах робляться відмітки про нове місцезнаходження документів. В акті про знищення зазначається фактична кількість аркушів справи, що підлягає знищенню.

Перед включенням до акта кожного документа звіряється їх назва, реєстраційні номери примірників, грифи секретності, кількість примірників та аркушів з відомостями в облікових формах.
46. Після знищення документів і справ з грифом «ДСК» в облікових документах (картках, журналах, номенклатурі справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка «Знищено. Акт № ____ від _____________року».
47. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується двома підписами.

Акти на знищення документів і справ зберігаються постійно.
^ 8. Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності
48. Документи з грифом «ДСК» повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сейфах), які надійно замикаються.
49. Справи з грифом «ДСК», видані для роботи працівником загального відділу або архівного підрозділу, підлягають поверненню у той же день.

Окремі справи з грифом «ДСК» з дозволу начальника загального відділу можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом «ДСК» іншим працівникам здійснюється тільки через загальний відділ, архівний відділ.
50. Забороняється в апараті районної державної адміністрації вилучення із справ або переміщення документів з грифом «ДСК» з однієї справи до іншої без дозволу начальника загального відділу. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.
51. Забороняється виносити документи з грифом «ДСК» за межі будівлі районної державної адміністрації.

У разі потреби голова районної державної адміністрації, перший заступник, заступники голови районної державної адміністрації, керівник апарату районної державної адміністрації може дозволити виконавцям винести за межі будівлі районної державної адміністрації документи з грифом «ДСК» для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту, за умови виконання необхідних заходів згідно з чинним законодавством України.
52. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом «ДСК». Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження працівника відповідно до порядку, встановленого пунктом 26 цієї Інструкції.

В окремих випадках з дозволу голови районної державної адміністрації, першого заступника, заступників голови районної державної адміністрації, керівника апарату районної державної адміністрації (начальника структурного підрозділу) дозволяється перевезення документів з грифом «ДСК» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.
53. Перевірка наявності документів з грифом «ДСК» в апараті районної державної адміністрації здійснюється щороку комісією, що призначається наказом керівника апарату районної державної адміністрації, у структурному підрозділі районної державної адміністрації – наказом начальника структурного підрозділу відповідно.

Перевіряється рух (отримання, відправлення розмноження та знищення) документів з грифом «ДСК» протягом року, за який проводиться перевірка, а також звіряються реєстраційні дані з фактичною наявністю документів за звітний період.

Під час перевірки використовуються відомості, що містяться в картках, журналах обліку документів, розписках, реєстрах та інших облікових формах, у тому числі такі, в яких зареєстровано розмноження цих документів.

Комісія зобов'язана перевірити місцезнаходження документів, не підшитих до справ у періоді, за який проводиться перевірка.

За результатами перевірки складається акт за формою 17
(додаток 17). Акт перевірки підписується членами комісії та затверджується головою районної державної адміністрації, начальником структурного підрозділу районної державної адміністрації відповідно.

54. Про факти втрати документів з грифом «ДСК» або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома голови районної державної адміністрації, начальника структурного підрозділу районної державної адміністрації.

Для розслідування факту втрати документів з грифом «ДСК» або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, розпорядженням голови районної державної адміністрації, наказом начальника структурного підрозділу районної державної адміністрації відповідно призначається комісія, висновок якої затверджується головою районної державної адміністрації (начальником структурного підрозділу районної державної адміністрації).

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого головою районної державної адміністрації (начальником структурного підрозділу районної державної адміністрації).
55. За порушення, що призвели до розголошення інформації з грифом «ДСК», втрати або незаконного знищення таких документів, а також інших вимог цієї Інструкції, винні особи несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України.
^ 9. Особливості поводження з мобілізаційними документами
56. Працівники районної державної адміністрації допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф «Для службового користування» (далі – мобілізаційні документи), на підставі списку, складеного мобілізаційним підрозділом районної державної адміністрації, погодженого з начальником загального відділу та затвердженого головою районної державної адміністрації.
57. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому куті нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка «Літер «М».
58. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
59. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою «Літер «М».

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.
60. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється в загальному відділі та відділі фінансово-господарського забезпечення їх працівниками за участю працівника мобілізаційного підрозділу районної державної адміністрації відповідно до вимог пунктів 18– 22 цієї Інструкції.
61. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог пунктів 27 − 30 цієї Інструкції.

Справи з мобілізаційними документами зберігаються окремо від документів з грифом «ДСК».
62. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на голову районної державної адміністрації, керівника апарату районної державної адміністрації, начальника загального відділу, керівника мобілізаційного підрозділу районної державної адміністрації.
^ 10. Охорона службової інформації з грифом «ДСК»

під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців
63. Рішення про можливість прийому районною державною адміністрацією іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі –іноземці) приймається головою районної державної адміністрації.

Безпосередню організацію прийому іноземців і роботи з ними забезпечує відділ організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністрації.

64. Відділом організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністраціїї разом з іншими підрозділами, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма роботи з іноземцями (додаток 18), яка повинна містити:
1) відомості про іноземців, іноземне підприємство, установу, організацію (викладаються в обсязі, відомому районній державній адміністрації – прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації);
2) підстави, мету та строк перебування іноземців;
3) список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також за здійснення інших заходів, пов'язаних із візитом;
4) переліки:
питань, що плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям;
структурних підрозділів та службових приміщень районної державної адміністрації, які іноземцям дозволено відвідати;
місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, та порядок їх застосування;
інші необхідні відомості.
Програму роботи з іноземцями затверджує голова районної державної адміністрації.
65. Голова районної державної адміністрації або за його дорученням керівник режимно-секретного підрозділу районної державної адміністрації завчасно інформує у письмовій формі Управління Служби безпеки України в Харківській області про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання районної державної адміністрації. Разом з інформацією надсилається копія програми проведення роботи з іноземцями.

Під час перебування іноземних делегацій в районній державній адміністрації припиняються всі роботи щодо виготовлення службових документів з грифом «ДСК».
66. З метою запобігання просоченню службової інформації з грифом «ДСК» усі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією. За результатами оцінки комісія складає акт експертизи:
Експертиза матеріальних носіїв інформації проводиться експертною комісією до затвердження головою районної державної адміністрації програми проведення роботи з іноземцями.
67. Повноваження осіб, на яких покладаються функції з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, визначаються у відповідних програмах та розпорядженнями голови районної державної адміністрації.

Працівники районної державної адміністрації, які беруть участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями, повинні діяти лише в межах наданих їм повноважень і забезпечувати збереження службової інформації з грифом «ДСК».
68. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях та на території обласної державної адміністрації без супроводу.
69. Відділ організаційно-кадрової роботи апарату районної державної адміністрації веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями за формою згідно з додатком 19.
70. За підсумками прийому і проведення роботи з іноземцями відділ організаційно-кадрової роботи апарату районної державної адміністраії складає у довільній формі звіт про виконання відповідної програми, у якому зазначаються:
відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, – ім'я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);
інформація про виконання програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, які відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);
пропозиції та рекомендації.
Звіт готується в кількох примірниках, затверджується головою районної державної адміністрації та надсилається за його рішенням заінтересованим організаціям.
71. Голова районної державної адміністрації або, за його дорученням, заступник голови районної державної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків зобов'язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладаються функції організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.
76. У разі потреби в одночасному здійсненні охорони службової інформації з грифом «ДСК» і забезпечення режиму секретності під час прийому іноземців захист службової інформації з грифом «ДСК», конфіденційної та секретної інформації провадиться відповідно до вимог розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 року № 1561-12.


керівник апарату

районноїдержавної адміністрації Ю.А.ВАСИЛЬЄВА
Чернецька
Форма 1 Додаток 1 до Інструкції
Найменування організації
^ АКТ

про відсутність вкладень

у конверті (пакеті)
від _____________ №_______

_____________________

місце складання
Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання в Харківській обласній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

__________________________________________________________________

найменування організації

__________________________________________________________________

прізвище та ініціали

у присутності ______________________________________________________

посада, прізвище, ініціали
про те, під час розкриття конверта (пакета), надісланого

__________________________________________________________________

найменування організації, що надіслала пакет
не виявлено таких вкладень __________________________________________

назви і номери документів, яких не виявлено

Відповідальний працівник ___________ ______________________

підпис прізвище та ініціали


^ Примітка: акт складається у двох примірниках, один із яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.


Форма 2 Додаток 2 до Інструкції

^ ЖУРНАЛ

реєстрації пакетів

________________________________________

________________________________________

(найменування організації)


Номер реєстру

Кількість пакетів

Порядковий номер пакета

Гриф

Номери документів,

що зазначені на пакеті

Підпис фельд’єгеря (кур’єра), який доставив кореспонденцію, із зазначенням дати і часу

Підпис праців-ника про отриман-ня пакета, дата, час

1

2

3

4

5

6

7


Додаток 3 до Інструкції

^ ПАКЕТНО-КОНТРОЛЬНИЙ ЖУРНАЛ

Дата

11

Підпис праців-ника про отримання доку-мента, дата

10

Інвен-тарний № доку-мента

9




Вхідний реєстра-ційний № доку-мента

8




Кількість аркушів у документі

7




Звідки надій-шов доку-мент

6




№ доку-мента, зазначе-ного на пакеті

5




Поряд-

ковий № пакета

4




Підпис

відповідаль-

ного

чергового

3

Форма 3

Кількість

пакетів

2



п /п

1




Додаток 4 до Інструкції

^ ЖУРНАЛ

обліку документів та видань з грифом

«Для службового користування»


Примітка

14



^ Примітка: дозволяється окреме ведення журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом
«Для службового
користування».

Відмітка про зни-щен-ня

13

Індекс (номер) справи, до якої підшито документ

12




Дата і підпис

повер-нення

11

отриман-ня

10

Відмітка про взяття на контроль та термін вико-нання

9

Резолю-ція або кому надісла-ний на вико-нання

8

Кіль-

кість та номе-ри примірників

7

Кількість сторінок

до-дат-ка

6

доку-мента

5

Вид доку-мента та корот-кий зміст

4

Форма 4

Звідки надій-шов або куди надісланий

3

Дата та індекс документа

2

Дата надход-ження та індекс доку-

мента

1
















Додаток 5до Інструкції

^ ЖУРНАЛ

обліку магнітних носіїв інформації з грифом

«Для службового користування»

Примітка

11

Відмітка про знищення

10

Дата і підпис

повернен-ня

9




отриман-ня

8




Відмітка про взяття на контроль та термін виконання

7




Кому надіс-ланий на виконання

6




Кількість та номери примір-ників магніт-ного носія

5




Короткий зміст

4




Звідки надійшов або куди надіс-ланий

3

Форма 5

Дата

доку-мента

2

Дата надход-ження

1


Форма 6 Додаток 6 до Інструкції


^ ЖУРНАЛ

обліку та розподілу видань з грифом

«Для службового користування»




п/п

Назва видання

Видано або надійшло


Розподіл

Повер-нення

Зни-щення

звідки надій-шло або де на-друко-вано

вхідний номер супро-відного листа і дата

кількість при-мірників та їх номери

куди і до кого направ-лено (або видано)

номер вихід-ного доку-мента (або відмітка про отри-мання) і дата

кількість примір-ників та їх номери

дата, номери примір-ників

дата, номер акта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Форма 7 Додаток 7 до Інструкції

1   2   3   4   5

Схожі:

07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconНаказ
«Для службового користування» (протокол №1 від 20. 06. 2011) на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання І використання...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconНака з начальника генерального штабу
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893 “Про затвердження інструкції про порядок обліку,...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПорядок обліку, використання, зберігання печаток І штампів у Великобурлуцькій...
Цей Порядок визначає процедуру обліку, використання та зберігання печаток І штампів в апараті та структурних підрозділах Великобурлуцької...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядження
З метою визначення порядку оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень в Великобурлуцькій районній державній...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПоложення про загальний відділ апарату районної державної адміністрації
Положенням про архів Великобурлуцької районної державної адміністрації, Порядком обліку, використання, зберігання печаток І штампів...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПерелік відомостей, що становить службову інформацію
Документам, що містять інформацію, яка становить службову інформацію, присвоюється гриф „для службового користування”. Доступ до...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПоложення про Центр надання адміністративних послуг при Великобурлуцькій...
Центр надання адміністративних послуг при Великобурлуцькій районній державній адміністрації (далі центр) утворюється з метою забезпечення...
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРішення засідання колегії Великобурлуцької районної державної адміністрації
Про підсумки роботи з контрольними документами у Великобурлуцькій районній державній адміністрації за 2010 рік
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconРозпорядження
Про затвердження регламенту Центру надання адміністративних послуг при Великобурлуцькій районній державній адміністрації
07. 07. 2011 №215 інструкція про порядок обліку, зберігання І використання в Великобурлуцькій районній державній адміністрації документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію iconПерелік відомостей, що становлять службову інформацію, якій присвоюється...
Відомості про ліміт вилучення техніки для забезпечення потреб Збройних Сил України, інших військових формувань на рівні міста
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2014
звернутися до адміністрації
uchni.com.ua
Головна сторінка