Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз




Скачати 150.83 Kb.
НазваМетодичні рекомендації керівникам та діловодам знз
Дата конвертації29.03.2013
Розмір150.83 Kb.
ТипМетодичні рекомендації
uchni.com.ua > Право > Методичні рекомендації

Підготовлено методистом з кадрових питань РМК Галбург І.М.

2013




Методичні рекомендації керівникам та діловодам ЗНЗ

щодо визначення строків зберігання документів що створюються під час діяльності навчального закладу та розподілу наказів за групами залежно від строків зберігання з 01.01.2013р.
Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

Цей Перелік включає типові документи, що створюються під час документування однотипних(загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади та місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями (далі — організація) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється у результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.

Зазначений документ є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення, і може використовуватися також фізичними особами — підприємцями (п.1.4 Переліку №578/5). Він використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробленні схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання, а також під час роботи комісій з проведення експертизи цінності документів (п.1.6. Переліку №578/5).

Строки зберігання документів, визначені в цьому Перелікує мінімальними, їх не можна скорочувати (п.1.7 Переліку №578/5). Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації. (Для навчальних закладів – це виконання Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000р. № 240).

Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.(п.1.8 Переліку №578/5)

Навчальні заклади (органи управління освітою) входять до групи організацій, в діяльності яких не створюються документи НАФ (Національного архівного фонду).

Строки зберігання документів (згідно Переліку №578/5):

  • Строк зберігання “До ліквідації організації” означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а у разі ліквідації організації документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ, створених органами влади Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ.

Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міських рад. (п. 2.7)

  • Відмітка “Доки не мине потреба” означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року (п. 2.9) 

  • Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 01 січня 2012 року.

Примітки “Після закінчення строку дії договору”, “Після затвердження”, “Після заміни новими” тощо вказують, що обчислення строку здійснюється з указаного моменту (п. 2.10) 

  • Експертиза цінності документів в організаціях здійснюється згідно з чинним законодавством.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності (п. 2.13) 

  • При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається (п. 2.14)

Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів (п. 2.15 Переліку №578/5)

Наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 набирає чинності з 1 січня 2013 року. Одночасно з цим втрачає чинність наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України «Про затвердження Переліку типових документів» від 20.07.98 р. № 41.

Строки зберігання документів що створюються під час діяльності організації (навчального закладу) з 01.01.2013



Види документів

Строки зберігання

1

Рішення, протоколи, рекомендації опікунської ради

До ліквідації організації

2

Протоколи загальних зборів трудового колективу

До ліквідації організації

3

Протоколи методичних, педагогічних рад

10р. (за місцем проведення)

3р. (в інших організаціях)

4

Протоколи оперативних нарад

Доки не мине потреба

5

Документи (довідки, звіти, доповіді, огляди) про реалізацію рішень конференції, нарад.

5 р.

6

Правила, положення, інструкції, методичні рекомендації, довідки (з їх розроблення)

3 р. (після затвердження)

7

Листування з органами державної влади, місцевого самоврядування, з підвідомчими та іншими організаціями)

5 р.

8

Накази з основної діяльності

- До ліквідації організації (за місцем утворення)

- Доки не мине потреба (надіслані до відома)

9

Накази з адміністративно-господарських питань

5р.

10

Накази з кадрових питань (тривалого строку зберігання)

75 р.

11

Накази з кадрових питань (тимчасового строку зберігання)

5 р.

12

Статути, положення та зміни до них

До ліквідації організації

13

Проекти статутів 9всі супроводжуючі документи)

3 р.

14

Штатні розписи та перелік змін до них

75 р.(за місцем складання і затвердження)

15

Положення про структурні підрозділи

75 р.

16

Посадові інструкції та робочі інструкції працівників

5 р. після заміни новими

17

Документи з основної діяльності (аналітичні довідки, доповіді, доповідні записки)

5 р.

18

Акти прийому-передачі, складені в разі зміни:

  • Керівника організації

  • Посадових та матеріально-відповідальних осіб


До ліквідації організації

3р. (після заміни)

19

Контракти про права і обов’язки з керівником організації

До ліквідації організації

20

Документи з атестації організації

До ліквідації організації

21

Документи про проведення творчих, інших професійних конкурсів, змагань та оглядів

10 р.(за місцем проведення)

5 р.(в інших організаціях)

22

Документи про організацію та проведення професійних свят, вручення нагород (доповіді, протоколи, запрошення, тематичні фотоальбоми, відеозаписи)

5 р. (за місцем проведення)

23

Документи (акти, довідки) комплексних перевірок організації з основних (профільних) питань діяльності організації

10 р. (за місцем перевірки)

24

Документи тематичних контрольних перевірок окремих напрямків діяльності організації

5 р.

25

Документи службових розслідувань

5 р. (після винесення рішень)

26

Постанови, висновки у справах про адміністративні стягнення

3 р.

27

Типові переліки документів зі строками зберігання, зміни та доповнення

До заміни новими

28

Типові номенклатури справ

До заміни новими

29

Реєстраційні журнали наказів:

  • З основної діяльності

  • З кадрових питань тривалого строку зберігання

  • З кадрових питань тимчасового строку зберігання

  • З адміністративно – господарських питань


- До ліквідації підприємства

- 75 р.

- 5 р.

- 5 р.

30

Графіки, картотеки, довідки, звіти контролю

3 р.

31

Плани роботи методичних, педагогічних рад

5 р.

32

Річні плани роботи структурних підрозділів, організацій, індивідуальні плани роботи

1 р.

Відповідно до статті 16 нового Переліку №578/5 накази розподілятимуться на три основні групи, при цьому група наказів з кадрових питань матиме додатковий розподіл на накази тривалого і тимчасового строку зберігання.
^ Розподіл наказів за групами залежно від строків зберігання з 01.01.2013р.

Група наказів

Питання, з яких видаються накази

^ Строк зберігання

Рекомен-дований літерний індекс

З основної діяльності

Утворення, реорганізація, удосконалення структури, ліквідація, перейменування, зміна діяльності навчального закладу (органу управління освітою) або його структурних підрозділів, постійно діючих та тимчасових колегіальних органів і комісій (наприклад, про створення ліквідаційної комісії, про делегування представників адміністрації до комісії із соціального страхування);

Організація розпорядчої діяльності, планування, фінансування, ціноутворення, звітність, організація праці, встановлення правил експлуатації основних засобів, виробнича діяльність тощо;

Зміна графіка роботи навчального закладу (органу управління освітою), зміна істотних умов праці в навчальному закладі (органі управління освітою) в цілому або для окремих категорій працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці;

Оформлення результатів роботи колегіальних органів, комісій;

Затвердження локальних нормативних актів навчального закладу (органу управління освітою): положення, порядки, інструкції тощо; введення їх в дію, внесення змін до них (наприклад, наказ про затвердження Положення про порядок обробки та захисту персональних даних);

Розподіл функцій між працівниками (наприклад, наказ про перерозподіл обов’язків між керівництвом навчального закладу);

Делегування повноважень (наприклад, наказ про делегування права підпису наказів про короткострокові відрядження по Україні заступнику керівника);

Призначення відповідальних (наприклад, наказ про призначення відповідального за організацію роботи по профілактиці правопорушень серед учнів школи);

Скасування попередніх наказів з основної діяльності у зв’язку із завершенням строку їх дії, звільненням або переведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо;

Інші питання, що потребують правового оформлення.

^ До ліквідації навчального закладу (органу управління освітою) – у навчальних закладах (органах управіння. освітою), організаціях.

Без індексу

^ З адміністра-тивно– гос-подарських питань

Накази видаються за потреби правового регулювання відповідних питань (наприклад, про перенесення робочих днів в 2013році, про проведення інвентаризації, про проведення ремонтних робіт, про використання шкільного автобуса тощо).

5 р.

-аг

^ З кадрових питань

тривалого строку зберігання

Прийняття на роботу, у т. ч. на умовах «внутрішнього» або «зовнішнього» сумісництва;

Переміщення на інше робоче місце;

Переведення на іншу посаду;

Запровадження або скасування суміщення професій (посад);

Звільнення, (у т.ч. з роботи за сумісництвом);

Атестація, підвищення кваліфікації;

Стажування, проходження практики, допуск та дозвіл до державної таємниці, щорічна оцінка держслужбовців;

Присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду за наслідками атестації, оцінювання);

Зміна біографічних даних;

Заохочення (нагородження, преміювання);

Оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги;

Всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці (згідно атестації робочих місць, наприклад в навчальних закладах – це кухарі, кухонні робітники, машиністи з прання), затвердження графіку відпусток та внесення змін до нього;

Надання відпусток для догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати;

Довгострокові відрядження в межах України та за кордон;

Відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;

Затвердження штатного розпису і внесення змін до нього ( у т.ч. у разі приведення штатного розпису у відповідність до Класифікатора професій);

Встановлення та скасування режиму неповного робочого часу окремим працівникам.

75 р.

-к/тр

тимчасового строку зберігання

Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон;

Дисциплінарні стягнення;

Надання щорічних основних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, надання додаткових соціальних відпусток працівникам, які мають дітей, інших додаткових відпусток, затвердження графіку відпусток, внесення змін до нього (крім відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці)

5 р.

-к/тм


Формування справ з наказами

Накази формуються у справи залежно від того, до якої групи вони належать. Згідно з новою класифікацією наказів номенклатурою справ навчального закладу (органу управління освітою) має бути передбачена відповідна кількість справ з наказами. В нашому випадку – це чотири ( якщо не застосовується більш детальний розподіл наказів за питаннями всередині групи). Накази формуються у справи в межах діловодного року. Діловодний рік збігається з календарним і починається 1 січня. Назва справи, внесена до номенклатури, переноситься на обкладинку справи і стає її заголовком. Заголовки справ не мають бути довгими і громіздкими. У деяких випадках можливий, а інколи й навіть доцільний, більш детальний розподіл наказів за питаннями всередині групи.

Згідно з пунктом 3.2.5. Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 №16(зі змінами), будь-яка справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40мм завтовшки). Керівнику навчального закладу варто проаналізувати кількість наказів, сформованих у справи у поточному році і в разі необхідності зробити більш детальний розподіл наказів за питаннями всередині групи.

Реєстрація наказів

Залежно від того, до якої групи (підгрупи) належить наказ, він має реєструватися в своїй реєстраційній формі. Якщо номенклатурою справ навчального закладу (органу управління освітою) на 2013 рік буде передбачено чотири справи з наказами, то, відповідно, має бути чотири журнали реєстрації наказів:

  • Журнал реєстрації наказів з основної діяльності;

  • Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань;

  • Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;

  • Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Кожен журнал реєстрації слід внести до номенклатури справ як окрему справу. Реєстрація наказів ведеться в межах діловодного року, з початку року нумерація має починатися з №1.

Типових форм журналів реєстрації наказів не затверджено. Можна рекомендувати наступну форму.

^ Приклад журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.

Журнал

реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання




з/п

Дата

Короткий зміст

Кому оголошено

Куди направлено копії (витягти)











7

09.01.2013

Про прийняття на роботу по сумісництву Петрова В.В.

Петрову В.В.

До особової справи;

До бухгалтерії райво

8

12.01.2013

Про відрядження на курсову перепідготовку Ворону М.Т.

Вороні М.Т.

До бухгалтерії райво












Відповідно до пункту 4.8 Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000р. № 240 (далі – Інструкція № 240), книга наказів з кадрових питань належить до обов’язкової ділової документації. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на керівника навчального закладу (п.3.3 Інструкції № 240). Отже керівник навчального закладу має забезпечити контроль за веденням документації відповідно до змін в нормативно-правовій базі.

Нормативна база:

  • Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5;

  • Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000р. № 240;

  • Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 №16(зі змінами).

Схожі:

Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз iconМетодичні рекомендації Система планування роботи школи (на допомогу...
Методичні рекомендації підготував Толочкін Ю. С. методист лабораторії школознавства Житомирського обласного інституту післядипломної...
Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз iconМетодичні рекомендації класним керівникам, вихователям, іншим
Моіппо розроблено інформаційно-методичні матеріали та рекомендації на допомогу педагогічним працівникам у проведенні просвітницької...
Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз iconМетодичні рекомендації щодо оформлення навчальних кабінетів з базових...
На допомогу керівникам закладів освіти, завідувачам навчальних кабінетів, керівникам шкільних мо
Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз iconМетодичні рекомендації щодо оформлення навчальних кабінетів з базових...
На допомогу керівникам закладів освіти, завідувачам навчальних кабінетів, керівникам шкільних мо, кафедр
Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз iconМетодичні рекомендації щодо оформлення навчальних кабінетів з базових...
На допомогу керівникам закладів освіти, завідувачам навчальних кабінетів, керівникам шкільних мо, кафедр
Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз iconМетодичні рекомендації щодо оформлення навчального кабінету біології
На допомогу керівникам закладів освіти, завідувачам навчальних кабінетів, керівникам шкільних мо, кафедр пропонуємо матеріали, що...
Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз iconМетодичні рекомендації щодо оформлення навчального кабінету біології
На допомогу керівникам закладів освіти, завідувачам навчальних кабінетів, керівникам шкільних мо, кафедр пропонуємо матеріали, що...
Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз iconМетодичні рекомендації щодо вивчення світової літератури в знз у 2013-2014 навчальному році
Полтавський обласний інститут післядипломної педагогічної освіти імені М. В. Остроградського направляє методичні рекомендації щодо...
Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз iconМетодичні рекомендації Про виховання культури поведінки учнів
На виконання плану Міністерства освіти І науки на 2010 рік Інститутом інноваційних технологій І змісту освіти розроблені методичні...
Методичні рекомендації керівникам та діловодам знз iconКерівникам знз, пнз, днз району Про забезпечення безпечних умов навчання...
Чернівецькій області (посилення вітру, дощу з мокрим снігом та ожеледицею, зниження температури) та з метою попередження негативних...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2014
звернутися до адміністрації
uchni.com.ua
Головна сторінка